Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 10846:2015 (ISO 999:1996) về Thông tin và tư liệu – Hướng dẫn về nội dung, tổ chức và trình bày các bảng chỉ mục

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 10846:2015 (ISO 999:1996) về Thông tin và tư liệu – Hướng dẫn về nội dung, tổ chức và trình bày các bảng chỉ mục
  • Số hiệu: TCVN10846:2015
  • Loại văn bản: Tiêu chuẩn Việt Nam
  • Ngày ban hành: Năm 2015
  • ICS: 01.140.40
  • Tình trạng: Còn hiệu lực

Tải toàn văn: Văn bản tiếng Việt Văn bản gốc


TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 10846:2015

ISO 999:1996

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU – HƯỚNG DẪN VỀ NỘI DUNG, TỔ CHỨC VÀ TRÌNH BÀY CÁC BẢNG CHỈ MỤC

Information and documentation Guidelines for the content, organization and presentation of indexes

Lời nói đầu

TCVN 10846:2015 hoàn toàn tương đương với ISO 999:1996.

TCVN 10846:2015 do Ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 46 Thông tin và Tư liệu biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

 

THÔNG TIN VÀ TƯ LIỆU – HƯỚNG DẪN VỀ NỘI DUNG, TỔ CHỨC VÀ TRÌNH BÀY CÁC BẢNG CHỈ MỤC

Information and documentation Guidelines for the content, organization and presentation of indexes

1  Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn này cung cấp các hướng dẫn về nội dung, tổ chức và trình bày các bảng chỉ mục.

Tiêu chuẩn này áp dụng cho các bảng chỉ mục đối với sách (bao gồm cả tác phẩm hư cấu), xuất bản phẩm định kỳ, báo cáo, tài liệu sáng chế, và các tài liệu được in hoặc được viết khác, và cũng đối với các tài liệu không in, như các tài liệu điện tử, phim, tài liệu ghi âm, tài liệu ghi hình, tài liệu đồ họa, bản đồ, và các vật thể ba chiều.

Tiêu chuẩn này đề cập tới các nguyên tắc và thực tiễn định chỉ mục cơ bản hơn là đến các thủ tục định chỉ mục cụ thể mà thay đổi tùy theo dạng tài liệu được định chỉ mục và những người dùng mà bảng chỉ mục nhằm tới. Vì vậy các ví dụ được đưa ra, bao gồm cả các dấu chấm câu, được minh họa và không mang tính áp đặt.

Tiêu chuẩn này bao gồm sự lựa chọn, hình thức và cách sắp xếp các tiêu đề và phụ đề được dùng trong các đề mục của bảng chỉ mục một khi các chủ đề được định chỉ mục đã được xác định. (Để nghiên cứu tài liệu và lựa chọn các chủ đề cho định chỉ mục, xem TCVN 10669(ISO 5963). Để biên soạn từ điển từ chuẩn đơn ngữ mà có thể giúp cho việc lựa chọn các thuật ngữ định chỉ mục, xem ISO 2788.).

Mặc dù tiêu chuẩn này không đưa ra bất kỳ hướng dẫn nào về việc tạo ra bảng chỉ mục tin học hóa theo cách thông thường, tiêu chuẩn phù hợp cho việc biên soạn tất cả các dạng bảng chỉ mục bất kể chúng được tạo ra bằng các phương pháp thủ công hoặc có sự hỗ trợ của máy tính, và dù được biên soạn bởi một người định chỉ mục hay bởi một nhóm người định chỉ mục. Tiêu chuẩn không bao quát việc trích dẫn một cách máy móc các từ của văn bản để tạo ra các bảng chỉ mục, ví dụ KWIC (từ khóa trong ngữ cảnh), nó cũng không bao quát các hệ thống định chỉ mục đặc biệt như PRECIS, định chỉ mục chuỗi, định chỉ mục trích dẫn, hoặc các kỹ thuật định chỉ mục sắp xếp sau, mặc dù những khuyến nghị của tiêu chuẩn có thể thích hợp với bất kỳ hệ thống nào trong các hệ thống này.

Tiêu chuẩn không đưa ra các khuyến nghị cho việc biên soạn các mục lục cho các thư viện hoặc các bảo tàng.

2  Tài liệu viện dẫn

Các tài liệu viện dẫn sau rất cần thiết cho việc áp dụng tiêu chuẩn này. Đối với các tài liệu viện dẫn có ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản được nêu. Đối với các tài liệu viện dẫn không ghi năm công bố thì áp dụng phiên bản mới nhất, bao gồm cả các sửa đổi, bổ sung (nếu có).

TCVN 10669:2014(ISO 5963:1985), Thông tin và tư liệu – Phương pháp phân tích tài liệu, xác định chủ đề và lựa chọn các thuật ngữ định chỉ mục

ISO 2788:1986, Documentation – Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri (Tư liệu – Hướng dẫn xây dựng và phát triển các từ điển từ chuẩn đơn ngữ)

ISO 5127-1:19831, Documentation and information – Vocabulary – Part 1: Basic concepts (Thông tin và tư liệu – Từ vựng – Phần 1: Khái niệm cơ bản).

ISO 5127-6:1983, Documentation and information – Vocabulary – Part 6: Documentary language (Thông tin và tư liệu – Từ vựng – Phần 6: Ngôn ngữ tư liệu).

ISO 5127-3A:1981, Information and documentation – Vocabulary Section 3a): Acquisition, identification, and analysis of documents and data (Thông tin và tư liệu – Từ vựng – Phần 3A: B sung, nhận dạng và phân tích tài liệu và dữ liệu).

ISO 7154:1983, Documentation – Bibliographic filing principles (Tư liệu – Các nguyên tắc ghi tên thư mục tài liệu tham khảo).

3  Thuật ngữ và định nghĩa

Với mục đích của tiêu chuẩn này, các định nghĩa được nêu trong tiêu chuẩn ISO 5127-1, ISO 5127-3A và ISO 5127-6 được sử dụng cùng với các định nghĩa sau.

3.1

Tệp chuẩn (authority file)

Danh sách hoặc tệp các tiêu đề được sử dụng trong một bảng chỉ mục, ví dụ các hình thức tên riêng, các tiêu đề chủ đề.

CHÚ THÍCH 1: Các danh sách được thiết lập trước như vậy được sử dụng đặc biệt để phối hợp định chỉ mục các bộ sưu tập.

3.2

Bộ sưu tập (collection)

Nhóm các tài liệu mà việc tra cứu nội dung của chúng được thực hiện hoặc dự kiến sẽ được thực hiện một bảng chỉ mục, ví dụ các tài liệu này được quét bởi dịch vụ định chỉ mục, một cơ sở dữ liệu các bài tóm tắt.

CHÚ THÍCH 2: Cả bộ sưu tập và bảng chỉ mục có thể được mà rộng vô hạn định.

3.3

Tham chiếu chéo (cross-reference)

Chỉ dẫn từ một tiêu đề hoặc phụ đề đến tiêu đề hoặc phụ đề khác.

3.4

Tài liệu (document)

Bất kỳ một đối tượng nào trình bày thông tin, bao gồm các biểu ghi đọc máy, các vi dạng, các vật mang tin in và không in.

3.5

Bảng chỉ mục (index)

Sự sắp xếp các mục theo trật tự chữ cái hoặc trật tự khác, khác với trật tự của tài liệu hoặc bộ sưu tập được định chỉ mục, được thiết kế để đảm bảo cho người dùng định vị thông tin trong một tài liệu hoặc các tài liệu cụ thể trong một bộ sưu tập.

3.6

Mục từ chỉ mục (index entry)

Một biểu ghi đơn lẻ trong một bảng chỉ mục; bao gồm một tiêu đề; dấu hạn định hoặc ghi chú phạm vi nếu cần; phụ đề nếu cần; và hoặc dấu định vị hoặc tham chiếu chéo hoặc cả hai.

3.7

Tiêu đề chỉ mục (indexing heading)

Thuật ngữ được chọn để trình bày một tài liệu hoặc khái niệm trong một tài liệu trong bảng chỉ mục.

CHÚ THÍCH 3: Tiêu đề chỉ mục được sử dụng độc lập, hoặc các thuật ngữ liên quan hoặc đang biến thể (thay đổi về hình thái và biến đổi về ý nghĩa) có thể được gộp vào dưới tiêu đề.

3.8

Phụ đ chỉ mục (index subheading)

Tiêu đề được gộp vào dưới một tiêu đề để chỉ ra mối quan hệ phụ thuộc hoặc đang biến thể

CHÚ THÍCH 4: Phụ đề có thể có từ hai phụ đề con trở lên.

3.9

Dấu định vị (locator)

Dấu hiệu, đi sau một tiêu đề hoặc phụ đề, cho biết phần của một tài liệu, hoặc tài liệu trong một bộ sưu tập mà tiêu đề hoặc phụ đề đề cập tới.

3.10

Dấu hạn định (qualifier)

Ký hiệu, bổ sung cho một tiêu đề, nhưng được phân cách với nó bởi dấu chấm câu (thường là dấu ngoặc đơn), để phân biệt tiêu đề với những từ đồng tự trong cùng một bảng chỉ mục.

CHÚ THÍCH 5: Dấu hạn định tạo thành một phần của tiêu đề.

3.11

Ghi chú phạm vi (scope note)

Giải thích bổ sung cho tiêu đề để làm rõ phạm vi của nội dung chủ đề được bao gồm hoặc việc sử dụng của tiêu đề này trong bảng chỉ mục.

CHÚ THÍCH 6: Ghi chú phạm vi không tạo thành một phần của tiêu đề.

3.12

Tham chiếu chéo “xem thêm” (“see also” cross-reference)

Chỉ dẫn, từ một tiêu đề hoặc phụ đề có một hay nhiều dấu định vị đi sau, đến một hoặc nhiều tiêu đề hoặc phụ đề khác, mà dưới nó sẽ tìm thấy thông tin liên quan.

3.13

Tham chiếu chéo “xem” (“see” cross-reference)

Chỉ dẫn, từ một tiêu đề hoặc phụ đề không có các dấu định vị đi sau, đến một hoặc nhiều tiêu đề hoặc phụ đề khác, mà dưới nó sẽ tìm thấy thông tin liên quan.

3.14

Thuật ngữ (term)

Từ, cụm từ hoặc ký hiệu được dùng để biểu thị một khái niệm.

4  Chức năng của một bảng chỉ mục

Chức năng của một bảng chỉ mục là cung cấp cho người dùng một phương tiện tìm được thông tin có hiệu quả. Vì vậy, người định chỉ mục nên:

  1. a) Nhận dạng và định vị thông tin thích hợp trong tài liệu được định chỉ mục;
  2. b) Phân biệt giữa thông tin về chủ đề và việc chuyển sang đề cập một chủ đề;
  3. c) Bỏ qua việc đề cập qua các chủ đề mà không quan trọng đối với những người dùng tiềm năng;
  4. d) Phân tích các khái niệm được xử lý trong tài liệu để đưa ra một loạt các tiêu đề;
  5. e) Đảm bảo rằng các thuật ngữ được sử dụng trong bảng chỉ mục phù hợp với những người dùng bảng chỉ mục, để họ sẽ:

1) Xác định nhanh chóng sự tồn tại hay không tồn tại thông tin về một chủ đề cụ thể trong một tác phẩm không phổ biến;

2) Tìm nhanh chóng thông tin về một mục được ghi nhớ trong một tác phẩm đã biết hoặc biết một phần;

3) Nhận biết nhanh chóng các tài liệu phù hợp trong một bộ sưu tập.

  1. f) Cho biết mối quan hệ giữa các khái niệm;
  2. g) Nhóm hợp thông tin về các chủ đề rải rác lại với nhau bằng cách sắp xếp tài liệu hoặc bộ sưu tập này;
  3. h) Tổng hợp các tiêu đề và các phụ đề thành các mục từ; sự tổng hợp có thể được thiết lập sẵn trong tệp chuẩn;
  4. i) Định hướng người dùng tìm thông tin theo các thuật ngữ không được chọn làm các tiêu đề của bảng chỉ mục tới các thuật ngữ đã được chọn làm tiêu đề của bảng chỉ mục, bằng phương tiện tham chiếu chéo “xem”;
  5. j) Sắp xếp các mục theo trật tự hữu ích có hệ thống.

5  Dạng bảng chỉ mục

Các bảng chỉ mục có thể được tạo ra cùng với các tài liệu được định chỉ mục, hoặc riêng biệt.

Các bảng chỉ mục có thể bao gồm các mục từ cho một loạt các loại bao gồm các tên (cá nhân, tập thể, địa lý), các thuật ngữ kỹ thuật, các chủ đề, các nhan đề tác phẩm, các dòng đầu tiên của các bài thơ, các đoạn trích, các từ viết tắt, các tên viết tắt, các số, ngày tháng…

Các bảng chỉ mục tổng quát kết hợp các mục từ thuộc tất cả hoặc bất kỳ loại nào kể trên theo một tuần tự duy nhất.

Khi phù hợp đối với tài liệu hoặc bộ sưu tập được định chỉ mục, các chuỗi riêng biệt có thể được sử dụng cho các mục từ của các dạng khác nhau. Chuỗi phổ biến nhất của chúng được phân biệt ở 5.1 đến 5.6 (xem thêm 7.1.4).

5.1  Bảng chỉ mục chủ đề

Các bảng chỉ mục chủ đề cho phép truy cập nội dung của các tài liệu theo nội dung chủ đề. Các tiêu đề chủ đề được sắp xếp theo trật tự chữ cái hoặc trật tự có hệ thống khác.

5.2  Bảng chỉ mục tác giả

Các bảng chỉ mục tác giả có thể

  1. a) Cho phép truy cập thông tin trên tài liệu được trích dẫn theo tên tác giả trong tài liệu được định chỉ mục; hoặc
  2. b) Liệt kê các tài liệu khác nhau theo tên tác giả trong bộ sưu tập được định chỉ mục.

Các bảng chỉ mục tác giả có thể bao gồm các tên cá nhân hoặc tập thể.

5.3  Bảng chỉ mục tên

Các bảng chỉ mục tên cho phép truy cập các tên có trong tài liệu, bất kể cá nhân, tổ chức hoặc động vật hoặc các đối tượng vô tri vô giác khác mà được phân biệt bởi một tên riêng. Ví dụ, Red Rum (tên ngựa đua), Macrex (tên chương trình máy tính). Các tên như vậy có thể được kết hợp trong một bảng chỉ mục duy nhất.

5.4  Bảng chỉ mục địa lý

Các bảng chỉ mục địa lý cho phép truy cập thông tin hoặc các tài liệu qua các tên vị trí địa lý. Các vị trí này có thể rất rộng, như các châu lục hoặc các quốc gia, hoặc rất cụ thể như các thành phố hoặc thị trấn, hoặc các tòa nhà trong một thị trấn.

5.5  Bảng chỉ mục nhan đề

Các bảng chỉ mục nhan đề cho phép truy cập các tài liệu hoặc các trích dẫn tài liệu bằng cách hiển thị các nhan đề của các tài liệu này theo một tuần tự.

5.6  Bảng chỉ mục s và mã

Các bảng chỉ mục số và mã cho phép truy cập thông tin hoặc các tài liệu theo định danh số, ví dụ, theo số sáng chế, ISBN, ngày tháng tạo lập hoặc xuất bản (hoặc cả hai).

6  Kiểm soát chất lượng

6.1  Chất lượng của các bảng chỉ mục

Một bảng chỉ mục có hiệu quả đáp ứng các nhu cầu của những người tìm kiếm thông tin chứa trong các tài liệu được định chỉ mục (xem 7.1).

Các mục từ phải cho phép các cách tiếp cận khác nhau có thể được thực hiện bởi người dùng (ví dụ, một tác phẩm hư cấu hoặc một vở kịch được đề cập trong tài liệu cần được nhập vào theo cả tên tác giả lẫn nhan đề).

Người định chỉ mục cần vô tư và khách quan trong cả việc lựa chọn nội dung chủ đề và chọn thuật ngữ (xem ISO 2788 và TCVN 10669 (ISO 5963)).

Kiến thức của người định chỉ mục về các nguyên tắc định chỉ mục, có được thông qua học tập và kinh nghiệm, quyết định chất lượng của bảng chỉ mục. Các yếu tố quan trọng khác bao gồm kiến thức của người định chỉ mục về ngôn ngữ và nội dung chủ đề của tài liệu và chất lượng của các công cụ định chỉ mục sử dụng, như các ngôn ngữ định chỉ mục có kiểm soát (xem ISO 2788).

6.2  Độ dài và mức độ chi tiết của các bảng chỉ mục

Bảng chỉ mục cần đủ chi tiết để đáp ứng nhu cầu mong đợi của người dùng, phản ánh số lượng chi tiết và số chủ đề được bao quát bởi, các tài liệu được định chỉ mục. Các nhân tố ảnh hưởng đến độ dài của một bảng chỉ mục bao gồm:

  1. a) Đặc điểm và mục đích của các tài liệu được định chỉ mục, ví dụ, tài liệu hàn lâm hoặc kỹ thuật có thể yêu cầu xử lý chi tiết hơn tài liệu phổ cập;
  2. b) Mục đích định chỉ mục, ví dụ, một người đọc cụ thể có thể chỉ quan tâm đến một khía cạnh của các tài liệu phức tạp. Khi việc trình bày một tài liệu nghiêng về một quan điểm riêng biệt về định chỉ mục, điều này cần được thể hiện rõ ràng trong một ghi chú giới thiệu, hoặc trong nhan đề hoặc ở một vị trí nào đó.

Nếu xem xét chuyên môn của người định chỉ mục về mức độ chi tiết của định chỉ mục cần thiết trong việc tạo ra một bảng chỉ mục dài hơn phép tính kinh tế của nhà xuất bản thì những thay đổi trong cách trình bày hoặc in ấn được ưu tiên hơn là làm giảm số mục từ trong bảng chỉ mục.

Sẽ hữu ích nếu người định chỉ mục có thể đánh giá được số lượng và phạm vi của các mục từ ở giai đoạn bắt đầu, để việc trình bày này có thể được thảo luận vào thời gian thích hợp (xem 6.4).

6.3  Tính nhất quán trong định chỉ mục

Chi tiết, văn phong và cách trình bày của một bảng chỉ mục cần phải nhất quán.

Bảng chỉ mục, cần được xây dựng phù hợp với một mẫu logic, cân đối, nhất quán và dễ nhận biết. Tính nhất quán phù hợp với số lượng chi tiết xác định, việc sử dụng thuật ngữ, phân nhóm, đảo ngược, các tham chiếu chéo, các dấu định vị và văn phong và cách trình bày chung.

Tính nhất quán có thể đạt được nếu

  1. a) Các chính sách định chỉ mục và các tệp chuẩn được thiết lập và tuân thủ;
  2. b) Các nguồn lực định chỉ mục tin cậy được sử dụng, ví dụ, các từ điển, các bộ từ vựng có kiểm soát, các tư vấn với chuyên gia;
  3. c) Các quyết định định chỉ mục được ghi lại có hệ thống;
  4. d) Công việc với cùng một bảng chỉ mục được thực hiện bởi từ hai người định chỉ mục trở lên được phối hợp chặt chẽ.

Kiểm tra cẩn thận, biên tập và đọc rà soát bảng chỉ mục là điều kiện cơ bản để đảm bảo việc sử dụng nhất quán các tiêu đề và phụ đề, tính chính xác trong các tham chiếu chéo, các dấu định vị, sắp xếp theo chữ cái hoặc cách khác, việc sử dụng đúng các dấu chấm câu và khoảng cách, và (nếu cần) thay thế các tham chiếu chéo bằng các mục từ bổ sung (xem 7.5).

6.4  Mối quan hệ giữa người định chỉ mục và tác giả/nhà xuất bản/người dùng

Chất lượng và tính nhất quán của một bảng chỉ mục sẽ được tăng lên nếu người định chỉ mục có thể thảo luận về tài liệu với tác giả, biết các yêu cầu của nhà xuất bản và có thể hiểu đầy đủ các yêu cầu của những người dùng tiềm năng bảng chỉ mục. Những thông tin này sẽ giúp cho người định chỉ mục ra những quyết định chính xác về việc lựa chọn các mục từ, đưa vào hay loại bỏ khỏi bảng chỉ mục, và nhu cầu đối với các bảng chỉ mục cụ thể. (xem thêm 6.1 và 7.1.4).

Nếu có xung đột lợi ích của, ví dụ, các tác giả, nhà xuất bản, người quản lý cơ sở dữ liệu và người định chỉ mục về các vấn đề như chi phí, phạm vi thời gian, phác thảo, độ dài… nhu cầu mong đợi của người dùng về một tài liệu hướng dẫn có hiệu quả tới thông tin trong tài liệu cần được xem là nhân tố quyết định.

6.4.1  Hướng dẫn những người định chỉ mục

Nhà xuất bản cần thông báo trước cho những người định chỉ mục bất kỳ quy ước hoặc yêu cầu nào, ví dụ, có dấu phẩy giữa tiêu đề và dấu định vị hay không, có các số trang ưu tiên cho bảng tra hay không, có bất kỳ ràng buộc cụ thể nào về hệ thống sắp chữ được sử dụng hay không. Người định chỉ mục không phải chịu những ràng buộc không cần thiết, nhưng họ cần được cung cấp thông tin và hướng dẫn đầy đủ để hoàn thành công việc một cách thỏa đáng.

6.4.2  Tài liệu đ định chỉ mục

Người định chỉ mục cần phải truy cập

  1. a) Các tài liệu đầy đủ, ví dụ, toàn văn tài liệu bao gồm các chú thích và tài liệu phi văn bản như các hình minh họa, các bản đồ, các bảng biểu và biểu đồ;
  2. b) Các tài liệu ở dạng bản cuối cùng, ví dụ, bản in thử đã đánh số trang kết hợp tất cả những thay đổi với văn bản và việc phân trang.

Người định chỉ mục cần thông báo cho nhà xuất bản các lỗi có thể hoặc những điểm không nhất quán trong các tài liệu.

6.4.3  Kiểm tra sau cùng (đọc và sửa bản in th)

Nhà xuất bản cần dành cho người định chỉ mục cơ hội kiểm tra bản in thử của bảng chỉ mục được in trước khi xuất bản.

6.4.4  Ghi tên những người định chỉ mục

Nhà xuất bản cần dành cho người định chỉ mục cơ hội có tên trong tài liệu.

7  Nội dung và cách tổ chức chung

7.1  Cấu trúc và nội dung tổng quát

7.1.1  Diện bao quát

Các bảng chỉ mục thường phải bao quát tất cả nội dung trong các tài liệu. Những loại bỏ đáng kể cần phải làm cho người dùng chú ý trong một ghi chú giới thiệu (xem 9.2).

Trong trường hợp các tài liệu in, nội dung thường được định chỉ mục bao gồm các lời giới thiệu, các ghi chú, các phụ đính, các hình minh họa và các phụ lục.

Các trang nhan đề, các lời đề tặng, các mục lục, các toát yếu hoặc các bản tóm tắt ở đầu bài báo hoặc chương, các quảng cáo và các mục tương tự, thường không được định chỉ mục, mặc dù chúng phải được nghiên cứu để lấy tài liệu đưa vào bảng chỉ mục

7.1.2  Thông tin ngầm chứa và bổ sung được định chỉ mục

Các bảng chỉ mục cần có thể cung cấp thông tin ngầm chứa trong các tài liệu, ví dụ, các tên đầy đủ, các ngày tháng xác định, các tên hóa chất, vì những thông tin này có thể hữu ích đặc biệt đối với người dùng.

7.1.3  Ghi chú giới thiệu

Khi cần thiết, một ghi chú giới thiệu giải thích việc thiết kế hoặc xây dựng chúng cần phải được cung cấp ở đầu các bảng chỉ mục hoặc đầu một loạt các bảng chỉ mục (xem 9.2).

7.1.4  Một và nhiều bảng chỉ mục

Một bảng chỉ mục duy nhất cho các nội dung của một tài liệu được ưu tiên hơn một loạt bảng chỉ mục. Các bảng chỉ mục cho các bộ sưu tập có thể là chung (gộp thành một) hoặc riêng, như những bảng chỉ mục đã được liệt kê ở Điều 5.

Các trường hợp sau đây có thể ảnh hưởng đến việc quyết định liệu có cung cấp từ hai bảng chỉ mục trở lên hay không:

  1. a) Sự quan tâm đặc biệt đến các phần cụ thể của các tài liệu, ví dụ, các quảng cáo hay các bài điểm sách;
  2. b) Sự quan tâm đặc biệt đến các đối tượng cụ thể của tài liệu được định chỉ mục, như tác giả hoặc các vụ tố tụng pháp lý được đưa ra.
  3. c) Khó khăn trong việc đồng hóa các tiêu đề phi ngôn ngữ, ví dụ số sáng chế hoặc công thức hóa học, thành một danh sách chủ yếu bằng lời nói.

Nhan đề của mỗi bảng chỉ mục cần chỉ rõ các nội dung và chức năng của chúng (xem thêm 9.3.3).

7.2  Khái niệm: trình bày trong các tiêu đề và phụ đề

7.2.1  Lựa chọn các tiêu đề

7.2.1.1  Lựa chọn các khái niệm

Việc lựa chọn các khái niệm đưa vào các bảng chỉ mục phụ thuộc vào nhu cầu mong đợi của người dùng và bản chất của các tài liệu được định chỉ mục [xem 4c)-4f) và 6.2]. Các phụ đề có thể càng cụ thể càng cần thiết để hỗ trợ người dùng.

Mục đích của tài liệu sẽ ảnh hưởng đến cách biểu đạt tiêu đề.

Ví dụ, trong một bảng chỉ mục cho tác phẩm về quản lý nguồn nhân lực, một bài thảo luận về các học thuyết kinh tế về lao động có thể được định chỉ mục như sau: tiêu đề có thể bắt đầu với “các học thuyết kinh tế..” vì đó là chủ đề cụ thể của phần tài liệu này. “Lao động: các học thuyết kinh tế” có thể không hữu ích, vì lao động là chủ đề của toàn bộ tác phẩm. Trái lại, trong tác phẩm về kinh tế học, “lao động” có thể dẫn nhập một cách chính xác mục từ (xem thêm 7.2.4).

7.2.1.2  Thuật ngữ

Tiêu đề phải được chọn từ thuật ngữ được sử dụng trong tài liệu, đặc biệt trong trường hợp định chỉ mục tài liệu đơn lẻ; hoặc trong trường hợp định chỉ mục bộ sưu tập, từ một tệp chuẩn.

7.2.1.3  Từ đồng nghĩa, các thuật ngữ liên kết và các từ đồng tự

7.2.1.3.1  Từ đồng nghĩa

Một thuật ngữ phải được sử dụng một cách nhất quán để trình bày cùng một khái niệm. Nếu có các từ đồng nghĩa cho một thuật ngữ được chọn làm tiêu đề, các tham chiếu chéo “xem” cần được tạo ra từ các thuật ngữ thay thế.

Khi định chỉ mục các bộ sưu tập hoặc các tài liệu có nhiều tác giả, mối quan tâm đặc biệt được đòi hỏi là phải tập hợp dưới một tiêu đề tất cả các tham chiếu đến khái niệm mà với nó các tác giả khác nhau đã sử dụng các thuật ngữ khác nhau, ví dụ, chơi tem hay sưu tập tem.

Chính tả hoặc chữ viết tắt khác nhau cần được xử lý cùng phương pháp như các từ đồng nghĩa.

VÍ DỤ         1 dùng một trong hai: mỹ học (aesthetics) hoặc thẩm mỹ học (esthetics)

2 dùng một trong hai: DNA hoặc acid deoxyribonucleic

3 dùng một trong hai: giả tưởng (fantasme) hoặc tưởng tượng (phantasme)

Nếu thuật ngữ không hiện hành hoặc mang phong cách riêng từ tài liệu được sử dụng trong bảng chỉ mục, nó cần phải được làm rõ bằng cách bổ sung thuật ngữ dùng hiện hành, với tham chiếu chéo “xem” từ thuật ngữ này (xem 7.5).

VÍ DỤ   1 lao (bệnh lao phổi) (consumption (tuberculosis of the lungs))

lao phổi xem bệnh lao phổi (tuberculosis of the lungs see (consumption (tuberculosis of the lungs))

2 huyết cầu trắng xem bạch cầu (huyết cầu trắng) (globule blanc see leucocyte (globule blanc)

bạch cầu (huyết cầu trắng) (leucocyte (globule blanc))

7.2.1.3.2  Thuật ngữ liên kết

Các thuật ngữ liên kết như từ trái nghĩa mà không thể được xử lý nếu không có tham chiếu qua lại cần được dẫn nhập như một tiêu đề đơn chứa cả hai thuật ngữ. Tham chiếu chéo cần được tạo từ thuật ngữ thứ hai của các thuật ngữ liên kết đến toàn bộ cụm từ.

VÍ DỤ

1          ác (evil) xem thiện và ác (good and evil)

thiện và ác (good and evil)

2          giải thưởng (awards) xem vinh danh và giải thưởng (honours and awards)

vinh danh và giải thưởng (honours and awards)

3          suy tàn (décadence) xem hưng thịnh và suy tàn (grandeur et décadence)

hưng thịnh và suy tàn (grandeur et décadence)

7.2.1.3.3  Từ đồng tự

Các từ đồng tự cần được phân biệt bằng cách thêm một yếu tố hay từ hạn định.

VÍ DỤ

1 Chỉnh lý (Chỉnh lý toàn bộ)

Chỉnh lý (Chỉnh lý mở rộng)

2         Đường (Giao thông)

Đường (Sacoroza)

Đường (Thực phẩm)

3 Đông (Miền)

Đông (Mùa)

7.2.2  Hình thức của tiêu đề và phụ đề

7.2.2.1  Tiêu đề

Các tiêu đề phải miêu tả các khái niệm tìm thấy trong tài liệu. Việc thể hiện chúng trong bảng chỉ mục, cần phù hợp với việc sử dụng chung bằng ngôn ngữ và thuật ngữ của tài liệu này, hoặc của người dùng mà bảng chỉ mục nhắm đến. Nhìn chung, các tiêu đề cần bao gồm các danh từ, được bổ nghĩa, nếu cần, bằng các tính từ hoặc bằng các danh từ hoặc động từ khác được dùng như là thuộc ngữ.

VÍ DỤ

1       arc à souder                     hàn hồ quang

2       artificial flowers                hoa nhân tạo

3       cutting tools                     dụng cụ cắt gọt

4       droi intemational privé       luật tư quốc tế

5       education                         giáo dục

6       roman polider                   truyện trinh thám

7.2.2.2  Dạng s ít và s nhiều

Nếu một thuật ngữ được chọn làm tiêu đề xuất hiện trên tài liệu ở cả hai dạng số ít và số nhiều, chỉ có một dạng được sử dụng trong bảng chỉ mục, ngoại trừ khi hai dạng có các nghĩa khác nhau.

Việc lựa chọn hình thức số ít hay số nhiều của một từ làm tiêu đề phụ thuộc vào ngôn ngữ của bảng chỉ mục.

Ví dụ, trong tiếng Đức và tiếng Pháp dạng số ít thường được ưu tiên hơn, trong khi ở tiếng Anh dạng số nhiều thường chỉ được sử dụng cho các thuật ngữ phản ánh các đối tượng rời rạc (đếm được) và dạng số ít cần được sử dụng với các từ không đếm được, nghĩa là, số nhiều cần được sử dụng khi hỏi các câu hỏi định tính “how many” và số ít dùng với các câu hỏi định tính “bao nhiêu” (how much).

VÍ DỤ

Tiếng Anh                   Tiếng Pháp       Tiếng Đức

Các từ không đếm được

1                                      Freedom (tự do)         liberté               Freiheit

2                                      Air (không khí)            air                     Luft

Các từ đếm được

3                                      Animals (động vật)     animal               Tier

4                                      Watches (đồng hồ)     montre              Uhn

Nếu các dạng số ít và số nhiều có các ý nghĩa khác nhau, cả hai hình thức có thể đều được sử dụng trong bảng chỉ mục.

VÍ DỤ

1          building (process): Xây dựng (quá trình)

buildings: các toà nhà

2          échec: thất bại

échecs (jeu): các quân cờ (trò chơi)

3          Geschichte (historische Entwichklung): lịch sử (sự phát triển lịch sử)

Geschichte (Literatur): lịch sử (văn học)

7.2.2.3  Phép chính tả

Các quy ước chính tả của văn bản hoặc tệp chuẩn cần được xem xét thận trọng trong bảng chỉ mục, ví dụ, việc sử dụng “màu sắc: (colour) hoặc “màu” (color) (xem 7.2.1.3 cho các tài liệu có nhiều nguồn tác giả).

Trừ khi phép chính tả của ngôn ngữ của tài liệu, ví dụ, tiếng Đức, yêu cầu khác, các tiêu đề không phải là tên riêng cần bắt đầu với một chữ thường vì người dùng có thể mất cả thông tin và thời gian nếu tất cả các tiêu đề bắt đầu với chữ hoa.

7.2.2.4  Thuật ngữ bao gồm từ hai từ tr lên

Các thuật ngữ bao gồm từ hai từ trở lên mà có cách sử dụng chung cần được dùng làm các tiêu đề mà không cần đảo ngược hoặc gộp vào.

Khi cần, các tham chiếu chéo từ, hoặc các mục từ bổ sung cho, một hoặc nhiều từ đi sau từ đầu tiên cần được tạo lập.

VÍ DỤ

bảng cân đối kế toán (balance sheet)

cân đối, thương mại xem cán cân thương mại (balance, trade see balance sheet)

cán cân thương mại (balance sheet)

không dùng

cân đối (balance)

bảng (sheet)

thương mại (trade)

Tuy nhiên, có thể xem xét đảo ngược hoặc gộp vào trong các trường hợp khi mà trật tự phân cấp của các tiêu đề và các phụ đề có thể được cung cấp một cách phù hợp (xem 7.2.3).

VÍ DỤ

trợ cấp con (child benefits)

trợ cấp thương tật (invalidity benefits)

trợ cấp thất nghiệp (unemployment benefits)

trợ cấp (benefits)

con (child)

thương tật (invalidity)

thất nghiệp (unemployment)

Nếu các dấu chấm câu có một ý nghĩa cụ thể, ví dụ, để chỉ ra mối quan hệ của các thuật ngữ trong một tiêu đề, điều này cần được giải thích rõ trong một ghi chú dẫn nhập (xem 9.2).

7.2.2.5  Giới từ

Các giới từ có thể được sử dụng trong chừng mực chỉ khi nếu không có nó có thể dẫn đến sự hiểu nhầm.

VÍ DỤ

1 country side(đồng quê): public access (nơi công cộng) (không cần “to”)

2 food(thực phẩm): rationing (tỷ lệ) (không cần “of”)

3 land(đất): use (sử dụng) (không cần “of”)

Nhưng

2       Computer (máy tính)

for management (dùng cho quản lý)

management of (quản lý của)

         không dùng

computer (máy tính)

management (quản lý)

3       environment (môi trường)

Influence de (ảnh hưởng của)

Influence (ảnh hưởng đến)

   Không dùng

environment (môi trường)

influence (ảnh hưởng)

7.2.3  Phạm vi và việc sử dụng các tiêu đề và phụ đề

7.2.3.1  Ghi chú phạm vi giúp làm rõ phạm vi áp dụng của một tiêu đề. Ghi chú phạm vi có thể được phân biệt bằng cách đánh máy, ví dụ, được trình bày bằng các chữ in nghiêng.

7.2.3.2  Các khái niệm là các khía cạnh khác nhau của cùng một chủ đề có thể được gộp lại dưới dạng trật tự phân cấp của tiêu đề, các phụ đề và các phụ đề con.

7.2.3.3  Lùi đầu dòng được sử dụng theo quy ước

  1. a) Để chỉ ra mối quan hệ phân cấp của các tiêu đề và các phụ đề;
  2. b) Để tránh sự lặp lại của các thuật ngữ xuất hiện lại (xem thêm 7.2.3.6 và 9.1.2.4).

7.2.3.4  Tầm quan trọng tương đối được xác định cho một chủ đề trong tài liệu ảnh hưởng đến tính phù hợp của việc nhóm các phụ đề. Nhân tố khác xác định việc lựa chọn các phụ đề là khả năng người dùng tìm tin được nhóm hợp theo cách này.

VÍ DỤ

Trong một tác phẩm v kinh tế học:

nhân công (labour)

lý thuyết phân phối (distribution theory) 143-167

thu nhập (earnings) 39-42, 129-142

thị trường người tiêu dùng (monopsonistic markets) 53, 149, 225

thị trường độc quyền (oligopsonistic markets) 153-159

cạnh tranh hoàn hảo (perfect competition) 43-62,161-165, 228

Trong một tác phm về quản lý nhân sự:

học thuyết kinh tế về lao động (economic theories of labour) 39-62, 129-167, 223-229

Trong một dịch vụ thông báo thường xuyên cho doanh nghiệp:

lực lượng lao động(workforce): lý thuyết kinh tế (economic theories) 2042

kinh tế (economic): lao động (labour) 2042

7.2.3.5  Các tiêu đề với chuỗi ký tự dài các dấu định vị không được phân biệt cần phải tránh.

VÍ DỤ

Đèn (lamps)

điện (electric)

đế (bases) 110-112, 353-368

đui (caps) 45, 263

dây tóc (filaments) 346, 371

khí (gas) 10, 381, 402

dầu (oil) 6, 110-112

Hoặc

đèn điện (electric lamp)

đế (bases) 110-112, 353-368

đui (caps) 45, 263

dây tóc (filaments) 346, 371

đèn (lamps)

điện xem đèn điện (electric see electric lamp)

khí (gas) 10, 381, 402

dầu (oil) 6, 110-112

Hơn là

đèn (lamps) 6, 10, 45, 110-112, 263, 346, 353-368, 371, 381, 402

7.2.3.6  Một cách trình bày khác các mục từ chỉ mục thay thế việc sắp xếp phân cấp của các tiêu đề và phụ đề trong một bảng chỉ mục bằng cách lặp lại các thuật ngữ xuất hiện lại để chỉ rõ các chủ đề phức tạp hoặc bằng cách sử dụng có hệ thống các ký hiệu chấm câu để chỉ ra vai trò chính xác của các thuật ngữ làm rõ.

Việc sử dụng này có thể phù hợp trong các bảng chỉ mục tới các tạp chí, các thư mục hoặc các bài tóm tắt.

Ví dụ sau đây chỉ ra cả việc lặp lại và sử dụng ký hiệu chấm câu: một dấu hai chấm được dùng để liên kết một vật hoặc thực thể đến thuộc tính, hành động, tài liệu hoặc phần của nó; dấu phẩy được dùng để liên kết một thuật ngữ xác định hoặc giới hạn một vật hoặc thực thể.

VÍ DỤ

Phương trình vi phân

Phần riêng, Ellip, Cấp hai: các giá trị biên: Giải pháp: Nguyên tắc biến phân bổ sung

Phần riêng, Ellip, Cấp hai: Các giá trị biên: Giải pháp: phương pháp siêu hình tròn

Phần riêng, Phi tuyến: Mối quan hệ Hội tụ-ổn định: định lý Lax-Richtmyer

7.3  Tên riêng và các nhan đề tài liệu: lựa chọn và hình thức tiêu đề

Những người định chỉ mục có thể tra cứu các quy tắc biên mục được sử dụng trong các thư viện tại quốc gia của họ để có hướng dẫn chi tiết về việc xây dựng các tiêu đề cho các tên cá nhân, địa điểm và tên tập thể.

CHÚ THÍCH 7: Các ví dụ được sử dụng trong tiêu chuẩn này được xây dựng phù hợp với thực tiễn.

CHÚ THÍCH 8: Việc lập các tên cá nhân và mục từ ưu tiên của chúng trong các bảng chỉ mục được trình bày trong xuất bản phẩm Các tên cá nhân: việc sử dụng quốc gia cho phiếu biểu ghi trong các mục lục của Liên Hiệp các Hội và Cơ quan Thư viện Quốc tế (IFLA).

7.3.1  Tên cá nhân

7.3.1.1  Dạng tên cá nhân

Nói chung, các tên cá nhân cần được cung cấp dưới dạng càng đầy đủ càng tốt, để đem đến cho người dùng bảng chỉ mục thông tin sẵn có đầy đủ nhất.

Trong các bảng chỉ mục của một tài liệu, các tên cá nhân phải mang hình thức được sử dụng trong tài liệu này, nhưng nếu văn bản này không nhất quán người định chỉ mục cần chọn lấy một hình thức nhất quán. Các tham chiếu chéo “xem” cần được tạo ra từ các dạng khác, cho dù được sử dụng trong tài liệu hay không (xem 7.5.1).

Khi biên soạn một tệp tên chuẩn để định chỉ mục nhiều tài liệu, người định chỉ mục cần chọn hình thức tên cá nhân mới nhất hoặc được sử dụng phổ biến nhất làm tiêu đề và bổ sung các tham chiếu chéo “xem” từ các dạng khác.

VÍ DỤ

1       Arouet, Francois-Marie xem Voltaire

Voltaire

2       Clemens, Samuel Langhorne xem Twain, Mark

Twain, Mark

3       Jeanneret-Gris, Chartes-Edouard xem le Corbusier

le Corbusier

7.3.1.2  Dạng tiêu đề tên

  1. a) Khi họ dùng phổ biến, từ dẫn nhập cần phải là họ theo sau bất kỳ tên riêng hoặc tên viết tắt bằng các chữ cái đầu nào.

VÍ DỤ

1  Flaubert, Gustave

2  Lee Kuan Yew

3  Wheatley, Henry B

  1. b) Khi họ không được sử dụng, tên quen dùng đến đầu tiên nên được dùng làm từ dẫn nhập.

VÍ DỤ

Imran Khan

Kapil Dev

Vígdís Finnbogadóttir

Zaheer Abbas

Tham chiếu chéo “xem” có thể được tạo từ sự chuyển vị của tên nếu xét thấy cần thiết.

VÍ DỤ

Finnbogadóttir, Vígdís xem Vígdís Finnbogadóttir

Ngoại lệ, trong các nước và các tình huống khi những người dùng không mong muốn phân biệt tên người từ các nền văn hóa khác, các tên có thể được hoán vị với các tham chiếu chéo thích hợp từ dạng thuận.

  1. c) Các cá nhân chỉ được xác định bởi tên thánh cần được định chỉ mục dưới tên này, có bổ nghĩa, nếu cần, bởi chức vụ trong cơ quan hoặc hình dung từ phân biệt khác.

VÍ DỤ

1  Boudicca, Queen of the lceni

2  Ethelred the Unready

3  Leonardo da Vinci

4  Pépin le Bref

  1. d) Các cá nhân thường được phân biệt bởi chức tước hoặc tước hiệu quý tộc cần được định chỉ mục dưới tên này, được mở rộng nếu cần theo họ của người đó.

VÍ DỤ

1  Dalai Lama

2  Marlborough, John Churhcil, first Duke of

3  Sévigné, Marie de Rabutin-Chantal (Marquise de)

  1. e) Các họ ghép hoặc nhiều họ, cho dù có gạch nối hoặc không cần định chỉ mục dưới thành phần đầu tiên, với bất kỳ tham chiếu chéo “xem” cần thiết nào từ các phần khác, ngoại trừ ở nơi nào việc sử dụng thiên về bất kỳ một dạng nào khác.

VÍ DỤ

1  Lattre de Tassigny, Jean de

Tasigny, Jean de Lattre de xem Lattre de Tassigny, Jean de

2  Layzell Ward, Patricia

Ward, Patricia Layzell xem Layzell Ward, Patricia

3  Pérez de Cuéllar, Javier

7.3.1.3  Phân biệt các cá nhân có cùng một tên

Từ hai cá nhân trở lên có cùng tên cần được phân biệt bằng cách thêm thông tin làm rõ, như ngày tháng, nghề nghiệp hoặc chức vụ.

VÍ DỤ

1       Butler, Samuel (1912-1680)

Butler, Samuel (1912-1680)

2       Rickert, Henrich (nhà triết học)

Rickert, Henrich (chính khách)

7.3.2  Tên tập thể

Các tên tập thể thường cần phải định chỉ mục không hoán vị và dưới dạng đầy đủ cần thiết để phân biệt giữa các tên tương tự. Mạo từ đứng đầu được lược bỏ, trừ khi được yêu cầu đặc biệt bởi các lý do ngữ pháp hoặc ngữ nghĩa.

VÍ DỤ

1       Academia Scientiarum Fennica

2       Brish Museum

3       Ecole nationale supérieure des mines (Paris)

Ecole nationale supérieure des mines (Sainte-Etienne)

4       Koninklijke Bibliotheek (Bruxelles)

Koninklijke Bibliotheek (‘s-Gravenhage)

5       Marks & Son (1936)

Marks & Son (Fisheries)

Tuy nhiên, sự hoán vị có thể được sử dụng nếu xét thấy rằng điều này có thể trợ giúp người dùng bảng chỉ mục.

VÍ DỤ

1       Nông nghiệp, Bộ (Agriculture, Ministry of)

2       Whitaker (J) & Sons

Tham chiếu chéo “xem” phải được thực hiện từ các cách tiếp cận khác (xem 7.5.1).

VÍ DỤ

1       Bộ Nông nghiệp (Ministry of Agriculture) xem Nông nghiệp, Bộ (Agriculture, Ministry of)

2       J Whitaker & Sons xem Whitaker (J) & Sons

Trong các bảng chỉ mục của một tài liệu, các tên tập thể phải lấy dạng được sử dụng trong tài liệu, nhưng nếu văn bản này không phù hợp, người định chỉ mục phải chấp nhận một dạng khác. Các tham chiếu chéo “xem” cần được thực hiện từ các dạng khác, cho dù nó có được sử dụng trong tài liệu hay không (xem 7.5.1).

Khi biên soạn tệp tên chuẩn để định chỉ mục nhiều tài liệu, người định chỉ mục cần chọn dạng tên tập thể mới nhất hoặc được dùng phổ biến nhất làm tiêu đề chính và bổ sung các tham chiếu chéo “xem” từ các dạng khác.

VÍ DỤ

1       John Moores University xem Liverpool John Moores University

Liverpool John Moores University

Liverpool Politechnic xem Liverpool John Moores University

2       OCLC

Ohio Colledges Library Center xem OCLC

Online Computer Library Center Inc xem OCLC

7.3.3  Tên địa lý

7.3.3.1  Các tên địa lý cần được viết đầy đủ khi cần thiết cho rõ ràng, với thông tin bổ sung để tránh nhầm lẫn giữa các tên khác giống hệt nhau.

VÍ DỤ

1 Middletown (Conn.)

Middletown (Ohio)

Middletown (Powys)

2 Somme (quận)

Somme (sông)

7.3.3.2  Mạo từ hoặc giới từ là một phần không thể thiếu cần phải giữ nguyên trong tên địa lý. Tên này cần được xếp theo trật tự sử dụng địa phương.

VÍ DỤ

1  Des Moines

2  La Paz

3  Las Vegas

4  Le Havre

7.3.3.3  Ở nơi mạo từ và giới từ không phải là một thành phần không thể thiếu của tên, nó cần được lược bỏ.

VÍ DỤ

1  Cévennes            không dùng             Les Cévennes

2  New Forest          không dùng             The New Forest

3  Rheinfall              không dùng             Der Rheinfall

7.3.4  Nhan đề tài liệu

7.3.4.1  Các nhan đề tài liệu thường cần được in nghiêng, gạch dưới hoặc bằng cách phân biệt khác. Nếu cần thiết để nhận dạng, tên của người tạo lập, nơi xuất bản, ngày hoặc các từ hạn định có thể được thêm vào trong ngoặc đơn.

VÍ DỤ

1       Ave Maria (Gounod)

Ave Maria (Schubert)

Ave Maria (Verdi)

2       Natura (Amsterdam)

Natura (Bucuresti)

Natura (Milano)

7.3.4.2  Mạo từ ở đầu nhan đề của một tài liệu cần được xử lý phù hợp với việc sử dụng quốc gia. Tuy nhiên, cần phải nhất quán trong một bảng chỉ mục.

Trong một bảng chỉ mục tiếng Anh, các mạo từ thường được đổi chỗ xuống cuối tiêu đề để trật tự sắp xếp được rõ ràng.

VÍ DỤ

hunting of the snark, the

Kapital, Das

Nourritures terestres, Les

Trong một bảng chỉ mục tiếng Pháp, các mạo từ trong nhan đề không được chuyển vị trí đến cuối tiêu đề, nhưng được bỏ qua khi điền.

VÍ DỤ

The hunting of the snark

Das Kapital

Les Nourritures terestres

7.3.4.3  Giới từ đứng đầu nhan đề của một tài liệu cần giữ nguyên.

VÍ DỤ

An die Musik

De I’Allemagne

To the lighthouse

7.3.5  Dòng đầu tiên của bài thơ

Thông thường trong một bảng chỉ mục các dòng đầu tiên của các bài thơ, mạo từ thường được giữ lại không hoán vị và được thừa nhận với các mục đích sắp xếp theo trật tự chữ cái.

7.3.6  Từ viết tt và từ rút gọn

Các từ viết tắt và từ rút gọn cần được điền như đã cho, không như đưa ra trong hình thức đầy đủ nhất của chúng, ví dụ: Inc., plc.

Các ký tự đứng đầu trình bày tên riêng (tên viết tắt và tên viết bằng các chữ cái đầu), như ASCII, ISO, cần được xử lý nhất quán với thực tiễn ngôn ngữ hoặc bảng chỉ mục, ví dụ là một từ.

Nếu cần, người định chỉ mục cần tuân thủ các quy ước được sử dụng trong văn bản hoặc tệp chuẩn, như sự xuất hiện hay không xuất hiện của các dấu chấm câu trong các từ rút gọn, ví dụ, “l.C.I” hoặc “ICI”, “Dr” hoặc “Dr.”.

7.3.7  Chuyển đổi từ từ các hệ thống văn bản khác

Các tên và từ đã được chuyển đổi từ một hệ chữ viết xác định sang các tên và từ của một hệ chữ viết khác (ví dụ, hệ chữ viết Kana của Nhật Bản sang hệ chữ viết Latinh) cần được đưa vào trong bảng chỉ mục, dưới dạng nó xuất hiện trong văn bản, miễn là chúng được chuyển đổi nhất quán. Nếu các tên và từ được chuyển đổi trong văn bản được định chỉ mục phù hợp với các hệ thống khác, hoặc nếu chúng hoàn toàn không được chuyển đổi, chúng có thể được chuyển đổi bởi người định chỉ mục theo Tiêu chuẩn Latinh hóa và chuyển tự của ISO, và được điền xếp cùng với cách như bất kỳ từ nào khác trong hệ chữ viết của bảng chỉ mục. Nếu không có hệ thống ISO phù hợp, các hệ thống chuyển đổi hiện có khác, ví dụ, có thể được sử dụng bảng Latinh hóa của ALA/LC, hoặc các hệ thống khác được dùng trong các thư viện quốc gia hoặc các thư viện lớn khác.

7.4  Dấu định vị

7.4.1  Mục đích của dấu định vị

Mục đích của dấu định vị là hướng dẫn người dùng trực tiếp đến phần tài liệu hoặc bộ sưu tập chứa thông tin mà tiêu đề chỉ mục tham chiếu tới.

7.4.2  Các dạng dấu định vị

7.4.2.1  Khái quát

Dạng dấu định vị được sử dụng trong một bảng chỉ mục, và trong bất kỳ cách sử dụng in ấn đặc biệt nào cần chỉ dẫn rõ ràng trong một ghi chú giới thiệu (xem thêm 9.2). Bản chất của dấu định vị sẽ tùy thuộc vào tài liệu được định chỉ mục.

7.4.2.2  Các dạng dấu định vị cho tài liệu in

Các sách, sách mỏng, ấn phẩm định kỳ và các tài liệu in khác thường bao gồm một hoặc nhiều dãy số trang liên tiếp, được đóng thành một hoặc nhiều đơn vị.

7.4.2.2.1  Khi định chỉ mục sâu các văn bản này, người định chỉ mục cần sử dụng các dấu định vị tham chiếu tới số trang, phân cách các dấu định vị bằng dấu phẩy. Cần phân biệt giữa các dãy số trang khác nhau.

VÍ DỤ

Trong một tài liệu chứa ba dãy số trang

Livingstone, Ken 1/3, 1/97, 3/94

Hoặc

Livingstone, Ken 1:3, 1:97, 3:94

Nếu các trang của một tài liệu in được phân theo một cách nào đó, ví dụ, thành các cột, người định chỉ mục có thể tăng tính cụ thể bằng cách chỉ dẫn người dùng tới các trang và cột. Với một số lớp của tài liệu in, các quy ước đặc biệt cho dấu định vị áp dụng. Ví dụ, các phần của một vở kịch có thể được tham chiếu tới hồi, cảnh và số dòng, và các phần của cuốn sách Kinh thánh bằng chương và các số tiết.

Nếu các tài liệu có các đoạn được đánh số, người định chỉ mục có thể sử dụng các số đoạn này, làm dấu định vị. Khi tài liệu bao gồm một loạt các mục từ riêng, ngắn, được đánh số đơn nhất, như các bài tóm tắt, các báo cáo điển hình, người định chỉ mục có thể dùng các số mục làm dấu định vị tại vị trí của số trang. Tuy nhiên, nếu tác phẩm có từ hai phần trở lên được đánh số khác nhau và riêng biệt (ví dụ, chữ số ả rập trong văn bản của một tác phẩm luật, chữ số La Mã cho các vụ án được nêu ra), người định chỉ mục cần phải phân biệt các dấu định vị cho các phần được đánh số trang khác nhau.

7.4.2.2.2. Khi định chỉ mục nhiều số hoặc nhiều tập của cùng một tên ấn phẩm định kỳ, người định chỉ mục cần lấy các dấu định vị từ việc đánh số các số tại thời gian xuất bản của nó.

VÍ DỤ

1       52/4:38                       tập/phần:trang (volume/part: page)

2       52, April 1947:38         tập,năm: trang (volume, date: page)

3       52:38                         tập:trang (volume: page)

4       April 1947:38              năm/tháng: trang (date: page)

7.4.2.2.3  Khi định chỉ mục các nội dung chi tiết của một bộ sưu tập tài liệu, người định chỉ mục cần đảm bảo rằng các dấu định vị chứa thông tin đầy đủ về mỗi tài liệu. Ví dụ, trong trường hợp các bài tạp chí, mỗi dấu định vị thường bao gồm tất cả nhan đề của bài báo, tác giả bài báo (nếu ghi tên), nhan đề ấn phẩm định kỳ (thường dưới dạng viết tắt được giải thích bằng một ghi chú giới thiệu), số tập và ngày tháng của nó, và số trang cho mỗi bài báo. (Một số dịch vụ định chỉ mục bổ sung thông tin cho biết ảnh, bảng, biểu và các hình minh họa khác. Những chỉ dẫn này, nói đúng ra không phải là dấu định vị, đôi khi giống các tiêu đề hoặc phụ đề chỉ mục, chúng giúp người dùng quyết định liệu các tài liệu có giá trị với họ hay không.)

VÍ DỤ

Computer simulation

Building working conputer models. R. Collision and Peter Fankas. Computer univ. 16:37-41 Jan-Feb 89. tables.

Computer-simulated robotic arms. Bits&bytes 8:126 Jan89. Illus.

7.4.2.3  Dấu định vị cho các tài liệu không in hoặc tài liệu đa phương tiện

Phương tiện không in, với mục đích định chỉ mục, được chia thành ba loại.

  1. a) Các phương tiện bao gồm các phần tử tạo nên từ một chuỗi trở lên, được, hoặc có thể được, đánh số tiếp tục và được truy cập bởi người dùng. Các tài liệu như vậy có thể được xử lý như ở 7.4.2.2. Các ví dụ là một bộ sưu tập các tấm phim, một bộ phim đèn chiếu, một đĩa audio, một Cơ sở dữ liệu đọc máy. Các dấu định vị có thể là số hiệu tấm phim, số hiệu ảnh, số hiệu tấm phim và băng, dấu nhận dạng biểu ghi, ví dụ, số kiểm soát một cách tương ứng.
  2. b) Các phương tiện gồm từ một hoặc hai chuỗi phần tử trở lên không thể được phân biệt bằng số, và cứ thế được truy cập bởi người dùng. Các ví dụ là những tài liệu được truy cập liên tiếp như phim chiếu bóng, băng video và audio.Trong những trường hợp này người định chỉ mục cần đưa ra các dấu định vị tương đối như thời gian trình chiếu tại một thời điểm cụ thể. Người định chỉ mục cần xem xét khả năng kỹ thuật của thiết bị có thể cung cấp cho người dùng.
  3. c) Các phương tiện không thành chuỗi, như các bản đồ, các bản vẽ, các đồ thị, các tranh, các thực thể văn hóa. Trong một số trường hợp các quy ước đặc biệt tồn tại, ví dụ với bản đồ, các tham chiếu hoặc tọa độ lưới. Trong các trường hợp khác người định chỉ mục cần phải đưa ra các dấu định vị.

Trong trường hợp tài liệu đa phương tiện, một hoặc nhiều dấu định vị có thể được sử dụng nếu cần.

7.4.3  Phương pháp ch thị nhiều dấu định vị trong các bảng chỉ mục đối với các tài liệu đơn lẻ

7.4.3.1  Nếu một tài liệu xử lý một chủ đề liên tục theo một chuỗi được đánh số liên tiếp, tham chiếu phải được làm chỉ với các phần tử được đánh số đầu tiên và cuối cùng, ví dụ, 3-11. Các cách biểu đạt như “3” hoặc “3 và tiếp theo.” không được khuyến nghị, vì chúng cung cấp các thông tin không đầy đủ cho người dùng.

Thông thường, các số không được bỏ lửng, vì tính rõ ràng tối đa đạt được nhờ cách trình bày các chữ số đầu tiên và cuối cùng đầy đủ, ví dụ, 78-79,123-125.

Ngoại lệ, khi bị ràng buộc về chỗ hoặc khi các dấu định vị quá dài, ví dụ, 100026-100027, các số có thể được lược bớt sao cho chỉ giữ lại những chữ số thay đổi của dầu định vị thứ hai, ví dụ 100026-7. Thông thường, các chữ số từ 10-19 trong mỗi số hàng trăm được viết đầy đủ, ví dụ, 13-15, 315-17.

Dù hình thức trình bày nào được sử dụng, nó cần được áp dụng nhất quán suốt bảng chỉ mục.

7.4.3.2  Nếu một chủ đề được xử lý lặp lại nhưng không liên tục trong một chuỗi đánh số liên tiếp, tham chiếu có thể được thực hiện cho mỗi phần tử trong chuỗi này, ví dụ, 3,4,5 (chứ không phải 3-5). Việc sử dụng từ “ở khắp nơi” không được khuyến nghị.

7.4.4  Phương pháp nhấn mạnh dấu định vị

Nếu một mục từ chứa nhiều dấu định vị, tham chiếu dẫn tới dấu định vị đầy đủ nhất hoặc theo ý kiến của người định chỉ mục, thông tin quan trọng nhất có thể được nhấn mạnh bằng cách ấn loát, ví dụ, 47, 49, 51-52.

Các dấu định vị liên quan tới nội dung đặc biệt trong văn bản, ví dụ như các bảng và hình minh họa, cũng có thể được nhấn mạnh đặc biệt. Các dấu định vị tới các hình minh họa có thể được in nghiêng, để trong dấu ngoặc vuông, hoặc hậu tố, hoặc tiền tố “i”. Khi có nhiều hơn một dạng tài liệu được chỉ thị, ưu tiên dùng cùng một hệ thống cho tất cả, ví dụ, “T” cho tables (bảng); “I” cho illustration (minh họa); “M” cho maps (bản đồ).

7.4.5  Trình bày các dấu định vị

Dấu định vị cần được phân cách với các tiêu đề, hoặc bằng một dấu phẩy sau khoảng trống, hoặc bằng hai khoảng cách, hoặc bằng một số dấu chấm câu khác mà không gây hiểu lầm trong bảng chỉ mục.

7.5  Tham chiếu chéo

Một bảng chỉ mục có thể bao gồm các tham chiếu chéo thích hợp từ các tiêu đề đồng nghĩa hoặc các tiêu đề khác và giữa các tiêu đề liên quan, trừ khi có nhiều mục từ được sử dụng.

7.5.1  Tham chiếu chéo “xem”

Các tham chiếu chéo “xem” cần được thực hiện từ các từ đồng nghĩa không ưu tiên và các dạng khác tới tiêu đề ưu tiên.

Ở nơi việc định hướng tham chiếu chéo đến nhiều tiêu đề, chúng cần được liệt kê theo trật tự chữ cái, được phân cách bởi dấu chấm phẩy.

VÍ DỤ

1       Bonaparte, Napoléon xem Napoléon I, empereur des Francais

2       da Vinci, Leonardo xem Leonardo da Vinci

3       Mỹ học (esthetics) xem Mỹ thuật (aesthetics)

4       Tên hoa (flower names) xem thực vật: danh pháp (batany: nomenclature)

5       Sao Bắc đẩu (Great bear) xem chòm sao Đại hùng (Ursa Major)

6       Tháng (Months) xem bướm và tháng (butterfiles and months)

7       Peking xem Beijing

8       Penniman, Richard xem Little Richard

9       Lưu trữ (Storage) xem lưu trữ lạnh; kho (cold storage; warehouses)

10      Vinci, Leonardo da xem Leonardo da Vinci

Trong bảng chỉ mục cho một cuốn sách hoặc ấn phẩm được xuất bản riêng khác, một tham chiếu chéo “xem” cần được thay thế bởi một mục từ nếu có ít dấu định vị hoặc nếu mục từ này không chiếm nhiều dòng hơn việc dùng tham chiếu chéo “xem”.

7.5.2  Tham chiếu chéo “xem thêm”

7.5.2.1  Các tham chiếu chéo “xem thêm” cần được thực hiện giữa các tiêu đề và phụ đề liên quan được sử dụng trong bảng chỉ mục, nhưng không thực hiện khi điều này dẫn người sử dụng được định hướng đến các Dấu định vị giống hệt nhau.

Các tham chiếu chéo “xem thêm” thường cần đi sau các dấu định vị liên quan đến các tiêu đề hoặc phụ đề mà chúng chỉ đến.

Khi tham chiếu hướng đến nhiều tiêu đề, chúng cần được liệt kê theo trật tự chữ cái, được phân cách bởi dấu chấm phẩy.

VÍ DỤ: bears (gấu) 100, 217, 923 xem thêm badgers; koala bears; raccoons.

Vì mục đích của việc tham chiếu “xem thêm” không chỉ cho thấy các mục từ bổ sung có thể hữu ích mà còn gợi ý các mục từ khác có thể thích hợp hơn, các tham chiếu chéo “xem thêm” cần đứng trước cả các dấu định vị và các phụ đề trong bảng chỉ mục nơi chúng có thể bị bỏ qua hoặc chỉ tìm thấy sau khi đã đọc kỹ các tham chiếu không mong muốn, như một bảng chỉ mục trên phiếu hoặc trên một đơn vị hiển thị thị giác, hoặc trong một bảng chỉ mục in rất chi tiết. Trong trường hợp này chúng cần được phân biệt rõ ràng với phần còn lại của mục từ, ví dụ, bằng cách đặt chúng trong dấu ngoặc đơn.

VÍ DỤ

kinh tế (economics) (xem thêm tài sản(assets); ngân hàng(banking); công ty kinh doanh (business firms), thương mại (commerce); giao thông (transport), sức khỏe (weath) 144, 195, 229, 363, 499, 502

thư mục (bibliographies) 208

mô hình toán học (mathematical models) 160

thống kê (statistics) 155

7.5.2.2  Nhu cầu về tham chiếu chéo từ các thuật ngữ dễ hiểu đến các thuật ngữ khó hiểu có thể được xem xét, như trong các trường hợp sau đây:

  1. a) Từ chung đến riêng

VÍ DỤ

1       gấu (bear) xem thêm gấu bắc cực (polar bears)

2       hành vi (behaviour) xem thêm thái độ gây gổ (aggression)

3       đồ đạc (furniture) xem thêm ghế (chairs)

  1. b) Từ một ngành đến các bộ môn nghiên cứu cấu thành của chúng

VÍ DỤ: địa chất học (geology) xem thêm thạch học (petrology)

  1. c) Từ một lớp đến các thành viên cụ thể của chúng

VÍ DỤ

1       cây cầu (bridges) xem thêm Cầu cảng Sydney (Sydney Harbour Bridge)

2       cơ quan tiêu chuẩn hóa (standardizing bodies) xem thêm AFNOR

  1. d) Từ một thực thể đến các phần hoặc các loại của chúng

VÍ DỤ

1       tòa nhà (buildings) xem thêm phòng

2       United Nations xem thêm UNESCO

3       dân số (population) xem thêm dân nhập cư (immigrants)

4       công nghiệp hóa chất (chemicals industry) xem thêm công nghiệp nông hóa (agrochemicals industry)

5       thuế phụ thu (taxotion) xem thêm thuế thu nhập (income tax)

7.5.2.3  Nhu cầu về các tham chiếu chéo “xem thêm” giữa các thuật ngữ có mối liên hệ khác cần được xem xét. Tham chiếu chéo cần được thực hiện theo hai hướng khi cần, nếu chi phí bổ sung được đảm bảo. Các ví dụ về tham chiếu chéo tương hỗ được trình bày chỉ trong mục f) dưới đây:

  1. a) Một ngành và các đối tượng được nghiên cứu

VÍ DỤ

1       thực vật học (botany) xem thêm cây (plants)

2       hóa lý (physical chemistry) xem thêm phân tử (molecules)

  1. b) Một nghiên cứu lý thuyết và các ứng dụng hoặc công nghệ của chúng

VÍ DỤ

1       động lực học (dynamics) xem thêm kỹ nghệ cơ khí (mecanical engineering)

2       sở hữu nhà nước (state ownership) xem thêm các ngành công nghiệp quốc hữu hóa (nationalized industries)

  1. c) Một hoạt động và các tác nhân của chúng

VÍ DỤ

1       Chụp ảnh (Photography) xem thêm máy ảnh (cameras)

2       Hát (singing) xem thêm giọng (voice)

  1. d) Một hoạt động và đối tượng

VÍ DỤ

1       câu cá (Angling) xem thêm cá (fish)

2       nha khoa (dentistry) xem thêm răng (teeth)

  1. e) Một hoạt động và sản phẩm của nó

VÍ DỤ

1       gây hấn (aggresion) xem sự thô bạo (violence)

2       bản đồ học (cartography) xem thêm bản đồ (maps)

  1. f) Các chủ đề tương tự không phải luôn được phân biệt theo cách nói thông thường nhưng được phân biệt trong bảng chỉ mục.

VÍ DỤ

1          Tàu (boats) xem thêm thuyền (ships)

Thuyền (ships) xem thêm tàu (boats)

sứ (porcelain) xem thêm gốm (pottery)

gốm (pottery) xem thêm sứ (porcelain)

  1. g) Các chủ đề liên quan được phân cách trong bảng chỉ mục bằng việc sử dụng danh pháp chung, ví dụ, ở nơi danh từ và tính từ có hình thức khác nhau.

VÍ DỤ

1       Luật (law) xem thêm trợ giúp pháp lý (legal aid)

2       Miệng (mouth) xem thêm vệ sinh răng miệng (oral hygiene)

  1. h) Các chữ số được điền theo trật tự đánh số và các số, ngày tháng,… như phát âm.

VÍ DỤ

1066 xem thêm Ten sisxty-six

7.5.3  Những thay đổi về pháp danh và thuật ngữ

Trong một bảng chỉ mục cho tạp chí, báo, hoặc xuất bản phẩm định kỳ khác, người định chỉ mục cần quan tâm để bao quát những thay đổi về thuật ngữ xuất hiện thông qua các hình thức sau đây:

  1. a) Giới thiệu một thuật ngữ mới thay cho một thuật ngữ cũ

VÍ DỤ

rađiô đã thay thế (vô tuyến điện) trong tập tạp chí năm 1950. Do đó là, năm 1950, người định chỉ mục đã tạo các mục từ sau đây

rađiô (radio) trong các tập trước, xem vô tuyến điện (wireless)

vô tuyến điện (wireless) xem rađiô (radio)

Thay đổi tên

VÍ DỤ

Burkina Faso xem thêm Upper Volta cho các tham chiếu trước tháng 11 năm 1984

Upper Volta xem thêm Burkina Faso cho các tham chiếu kể từ tháng 11 năm 1984 trở đi

Chú ý rằng “xem tập trước” và “xem các tham chiếu trước tháng 11 năm 1984” là các ví dụ về những tham chiếu chéo chấp nhận được, mặc dù chúng không tuân theo hình thức “thường dùng” hơn “xem” hoặc “xem thêm”.

Đôi khi vấn đề của việc thay đổi tên cũng phát sinh khi định chỉ mục sách. Nếu các cá nhân hoặc tổ chức thay đổi tên của họ, người định chỉ mục có thể bổ sung “bây giờ là /tên mới’ trong ngoặc đơn theo sau tên cũ. Nếu tên mới được điền ở một vị trí khác so với tên cũ, người định chỉ mục cần tạo một mục từ bổ sung hoặc thêm vào tham chiếu chéo “xem”.

VÍ DỤ

1       Office of Management Services (bây giờ là): Office of Management Studies) 15, 219, 226

2       Lobel, Alice (bây giờ là): Alice Synkova) 43, 62, 144, 221, 236, 271

Synkova, Alice xem Lobel, Alice

  1. b) Việc sử dụng các thuật ngữ bổ sung để biểu đạt các thuật ngữ cụ thể hơn được bao quát trước đây bằng một thuật ngữ đơn.

VÍ DỤ

Tiêu đề ban đầu:

Máy tính (computers) (sử dụng cho tất cả các loại%5  Trình bày các dấu định vị

Dấu định vị cần được phân cách với các tiêu đề, hoặc bằng một dấu phẩy sau khoảng trống, hoặc bằng hai khoảng cách, hoặc bằng một số dấu chấm câu khác mà không gây hiểu lầm trong bảng chỉ mục.

7.5  Tham chiếu chéo

Một bảng chỉ mục có thể bao gồm các tham chiếu chéo thích hợp từ các tiêu đề đồng nghĩa hoặc các tiêu đề khác và giữa các tiêu đề liên quan, trừ khi có nhiều mục từ được sử dụng.

7.5.1  Tham chiếu chéo “xem”

Các tham chiếu chéo “xem” cần được thực hiện từ các từ đồng nghĩa không ưu tiên và các dạng khác tới tiêu đề ưu tiên.

Ở nơi việc định hướng tham chiếu chéo đến nhiều tiêu đề, chúng cần được liệt kê theo trật tự chữ cái, được phân cách bởi dấu chấm phẩy.

VÍ DỤ

1       Bonaparte, Napoléon xem Napoléon I, empereur des Francais

2       da Vinci, Leonardo xem Leonardo da Vinci

3       Mỹ học (esthetics) xem Mỹ thuật (aesthetics)

4       Tên hoa (flower names) xem thực vật: danh pháp (batany: nomenclature)

5       Sao Bắc đẩu (Great bear) xem chòm sao Đại hùng (Ursa Major)

6       Tháng (Months) xem bướm và tháng (butterfiles and months)

7       Peking xem Beijing

8       Penniman, Richard xem Little Richard

9       Lưu trữ (Storage) xem lưu trữ lạnh; kho (cold storage; warehouses)

10      Vinci, Leonardo da xem Leonardo da Vinci

Trong bảng chỉ mục cho một cuốn sách hoặc ấn phẩm được xuất bản riêng khác, một tham chiếu chéo “xem” cần được thay thế bởi một mục từ nếu có ít dấu định vị hoặc nếu mục từ này không chiếm nhiều dòng hơn việc dùng tham chiếu chéo “xem”.

7.5.2  Tham chiếu chéo “xem thêm”

7.5.2.1  Các tham chiếu chéo “xem thêm” cần được thực hiện giữa các tiêu đề và phụ đề liên quan được sử dụng trong bảng chỉ mục, nhưng không thực hiện khi điều này dẫn người sử dụng được định hướng đến các Dấu định vị giống hệt nhau.

Các tham chiếu chéo “xem thêm” thường cần đi sau các dấu định vị liên quan đến các tiêu đề hoặc phụ đề mà chúng chỉ đến.

Khi tham chiếu hướng đến nhiều tiêu đề, chúng cần được liệt kê theo trật tự chữ cái, được phân cách bởi dấu chấm phẩy.

VÍ DỤ: bears (gấu) 100, 217, 923 xem thêm badgers; koala bears; raccoons.

Vì mục đích của việc tham chiếu “xem thêm” không chỉ cho thấy các mục từ bổ sung có thể hữu ích mà còn gợi ý các mục từ khác có thể thích hợp hơn, các tham chiếu chéo “xem thêm” cần đứng trước cả các dấu định vị và các phụ đề trong bảng chỉ mục nơi chúng có thể bị bỏ qua hoặc chỉ tìm thấy sau khi đã đọc kỹ các tham chiếu không mong muốn, như một bảng chỉ mục trên phiếu hoặc trên một đơn vị hiển thị thị giác, hoặc trong một bảng chỉ mục in rất chi tiết. Trong trường hợp này chúng cần được phân biệt rõ ràng với phần còn lại của mục từ, ví dụ, bằng cách đặt chúng trong dấu ngoặc đơn.

VÍ DỤ

kinh tế (economics) (xem thêm tài sản(assets); ngân hàng(banking); công ty kinh doanh (business firms), thương mại (commerce); giao thông (transport), sức khỏe (weath) 144, 195, 229, 363, 499, 502

thư mục (bibliographies) 208

mô hình toán học (mathematical models) 160

thống kê (statistics) 155

7.5.2.2  Nhu cầu về tham chiếu chéo từ các thuật ngữ dễ hiểu đến các thuật ngữ khó hiểu có thể được xem xét, như trong các trường hợp sau đây:

  1. a) Từ chung đến riêng

VÍ DỤ

1       gấu (bear) xem thêm gấu bắc cực (polar bears)

2       hành vi (behaviour) xem thêm thái độ gây gổ (aggression)

3       đồ đạc (furniture) xem thêm ghế (chairs)

  1. b) Từ một ngành đến các bộ môn nghiên cứu cấu thành của chúng

VÍ DỤ: địa chất học (geology) xem thêm thạch học (petrology)

  1. c) Từ một lớp đến các thành viên cụ thể của chúng

VÍ DỤ

1       cây cầu (bridges) xem thêm Cầu cảng Sydney (Sydney Harbour Bridge)

2       cơ quan tiêu chuẩn hóa (standardizing bodies) xem thêm AFNOR

  1. d) Từ một thực thể đến các phần hoặc các loại của chúng

VÍ DỤ

1       tòa nhà (buildings) xem thêm phòng

2       United Nations xem thêm UNESCO

3       dân số (population) xem thêm dân nhập cư (immigrants)

4       công nghiệp hóa chất (chemicals industry) xem thêm công nghiệp nông hóa (agrochemicals industry)

5       thuế phụ thu (taxotion) xem thêm thuế thu nhập (income tax)

7.5.2.3  Nhu cầu về các tham chiếu chéo “xem thêm” giữa các thuật ngữ có mối liên hệ khác cần được xem xét. Tham chiếu chéo cần được thực hiện theo hai hướng khi cần, nếu chi phí bổ sung được đảm bảo. Các ví dụ về tham chiếu chéo tương hỗ được trình bày chỉ trong mục f) dưới đây:

  1. a) Một ngành và các đối tượng được nghiên cứu

VÍ DỤ

1       thực vật học (botany) xem thêm cây (plants)

2       hóa lý (physical chemistry) xem thêm phân tử (molecules)

  1. b) Một nghiên cứu lý thuyết và các ứng dụng hoặc công nghệ của chúng

VÍ DỤ

1       động lực học (dynamics) xem thêm kỹ nghệ cơ khí (mecanical engineering)

2       sở hữu nhà nước (state ownership) xem thêm các ngành công nghiệp quốc hữu hóa (nationalized industries)

  1. c) Một hoạt động và các tác nhân của chúng

VÍ DỤ

1       Chụp ảnh (Photography) xem thêm máy ảnh (cameras)

2       Hát (singing) xem thêm giọng (voice)

  1. d) Một hoạt động và đối tượng

VÍ DỤ

1       câu cá (Angling) xem thêm cá (fish)

2       nha khoa (dentistry) xem thêm răng (teeth)

  1. e) Một hoạt động và sản phẩm của nó

VÍ DỤ

1       gây hấn (aggresion) xem sự thô bạo (violence)

2       bản đồ học (cartography) xem thêm bản đồ (maps)

  1. f) Các chủ đề tương tự không phải luôn được phân biệt theo cách nói thông thường nhưng được phân biệt trong bảng chỉ mục.

VÍ DỤ

1          Tàu (boats) xem thêm thuyền (ships)

Thuyền (ships) xem thêm tàu (boats)

sứ (porcelain) xem thêm gốm (pottery)

gốm (pottery) xem thêm sứ (porcelain)

  1. g) Các chủ đề liên quan được phân cách trong bảng chỉ mục bằng việc sử dụng danh pháp chung, ví dụ, ở nơi danh từ và tính từ có hình thức khác nhau.

VÍ DỤ

1       Luật (law) xem thêm trợ giúp pháp lý (legal aid)

2       Miệng (mouth) xem thêm vệ sinh răng miệng (oral hygiene)

  1. h) Các chữ số được điền theo trật tự đánh số và các số, ngày tháng,… như phát âm.

VÍ DỤ

1066 xem thêm Ten sisxty-six

7.5.3  Những thay đổi về pháp danh và thuật ngữ

Trong một bảng chỉ mục cho tạp chí, báo, hoặc xuất bản phẩm định kỳ khác, người định chỉ mục cần quan tâm để bao quát những thay đổi về thuật ngữ xuất hiện thông qua các hình thức sau đây:

  1. a) Giới thiệu một thuật ngữ mới thay cho một thuật ngữ cũ

VÍ DỤ

rađiô đã thay thế (vô tuyến điện) trong tập tạp chí năm 1950. Do đó là, năm 1950, người định chỉ mục đã tạo các mục từ sau đây

rađiô (radio) trong các tập trước, xem vô tuyến điện (wireless)

vô tuyến điện (wireless) xem rađiô (radio)

Thay đổi tên

VÍ DỤ

Burkina Faso xem thêm Upper Volta cho các tham chiếu trước tháng 11 năm 1984

Upper Volta xem thêm Burkina Faso cho các tham chiếu kể từ tháng 11 năm 1984 trở đi

Chú ý rằng “xem tập trước” và “xem các tham chiếu trước tháng 11 năm 1984” là các ví dụ về những tham chiếu chéo chấp nhận được, mặc dù chúng không tuân theo hình thức “thường dùng” hơn “xem” hoặc “xem thêm”.

Đôi khi vấn đề của việc thay đổi tên cũng phát sinh khi định chỉ mục sách. Nếu các cá nhân hoặc tổ chức thay đổi tên của họ, người định chỉ mục có thể bổ sung “bây giờ là /tên mới’ trong ngoặc đơn theo sau tên cũ. Nếu tên mới được điền ở một vị trí khác so với tên cũ, người định chỉ mục cần tạo một mục từ bổ sung hoặc thêm vào tham chiếu chéo “xem”.

VÍ DỤ

1       Office of Management Services (bây giờ là): Office of Management Studies) 15, 219, 226

2       Lobel, Alice (bây giờ là): Alice Synkova) 43, 62, 144, 221, 236, 271

Synkova, Alice xem Lobel, Alice

  1. b) Việc sử dụng các thuật ngữ bổ sung để biểu đạt các thuật ngữ cụ thể hơn được bao quát trước đây bằng một thuật ngữ đơn.

VÍ DỤ

Tiêu đề ban đầu:

Máy tính (computers) (sử dụng cho tất cả các loại)

Các tham chiếu chéo “Xem” bao quát các dạng máy tính thường được đề cập trong tài liệu được định chỉ mục.

Máy vi tính (microcomputers) xem Máy tính (computers)

Máy tính mini (minicomputers) xem Máy tính (computers)

Khi người định chỉ mục lặp các tiêu đề khác biệt, các tiêu đề sau đây được thêm vào, và tham chiếu chéo “xem” được xóa:

máy tính (computers) xem thêm máy vi tính; máy tính mini (microcomputers; minicomputers)

máy vi tính (microcomputers)

máy tính mini (minicomputers)

Vì những người dùng thường có xu hướng tìm các mục từ hiện tại trước khi tìm hồi cố, nên những người định chỉ mục cần phải gắn ngày tháng vào các tiêu đề để cho những người dùng bảng chỉ mục (đặc biệt là bảng chỉ mục tự động) biết khi nào các tiêu đề này được giới thiệu:

VÍ DỤ

máy tính (computers) xem thêm máy vi tính (microcomputers) (1977); máy tính (mini computers) (1972)

máy vi tính (1977) (microcomputers)

máy tính mini (1972) (minicomputers)

8  Cách sắp xếp các mục từ trong các bảng chỉ mục

8.1  Trt tự cơ bản của việc sắp xếp các ký tự

Cho dù sắp xếp bằng máy hay thủ công, tất cả ký tự và dấu hiệu thường có một giá trị sắp xếp. Các giá trị sắp xếp này có thể được lấy từ một hệ thống đã được thiết lập như ISO 646, nhưng các hệ thống như vậy, được thiết kế để trình bày ký tự hơn là để sắp xếp, thường sắp xếp tất cả các chữ cái hoa trước tất cả các chữ cái thường và đặt rải rắc các chữ cái có trọng âm với các ký hiệu phi chữ cái. Vì thế, với mục đích sắp xếp, các phiên bản chữ thường, chữ hoa của cùng một chữ cái cần được gán các giá trị giống hệt để có một trật tự chữ cái duy nhất. Tương tự, khi các ký tự biến đổi được sử dụng, ví dụ, Ă, Â, ă, â, à. á, chúng cần được gán các giá trị để đảm bảo chúng được sắp xếp theo thực tiễn địa phương.

Các ký hiệu chấm câu được dùng để phân biệt các dạng tiêu đề chỉ mục có thể nhận các giá trị đặc biệt để sắp xếp các tiêu đề theo thứ tự yêu cầu.

Các ký hiệu và chữ số được bỏ qua khi sắp xếp có thể nhận giá trị không.

Giá trị gán cho khoảng trống tùy thuộc vào việc trật tự sắp xếp theo từng từ hay theo từng chữ cái được yêu cầu (xem 8.2)

Phần mềm được sử dụng để sắp xếp bảng chỉ mục cần có khả năng tích hợp tất cả các yêu cầu trên, nếu cần bằng cách cho phép người dùng sửa đổi bảng sắp xếp.

8.2  Sắp xếp theo trật tự chữ cái theo từng từ so với từng ký tự

Các tiêu đề chỉ mục bao gồm từ hai từ trở lên có thể được sắp xếp bằng phương pháp theo từng từ, trong đó khoảng trống sắp xếp trước chữ cái, ví dụ, “New York” trước “Newark”.

Cách sắp xếp khác, theo chữ cái, bỏ qua các ký tự như khoảng trống và dấu gạch ngang. Cách sắp xếp này có thể được yêu cầu để đảm bảo tính liên tục của bảng chỉ mục hiện có.

VÍ DỤ

1       Sắp xếp theo trật tự chữ cái theo từng từ

         Bag of bricks

Bagby, George

Bagshaw, Malcolm A

Bank of England

banking

2       Sắp xếp theo trật tự chữ cái theo từng ký tự

Bagby, George

         Bag of bricks

Bagshaw, Malcolm A

Banking

Bank of England

8.3  Sắp xếp chữ và số

  1. a) Các tiêu đề bắt đầu bằng các chữ số Ả Rập và La Mã cần được sắp xếp xen kẽ, được sắp xếp theo trật tự số và được đặt trước dãy chữ cái chính.

VÍ DỤ

1:30 a.m.

XX century cyclopedia and atlas

1001 nights

1066 and all that

1984

  1. b) Trong các bảng chỉ mục mà ở đó có ít tiêu đề bắt đầu bằng chữ số, chúng có thể được sắp xếp như được đánh vần theo các từ trong ngôn ngữ thích hợp, ví dụ, “4” xếp như “four”, “quatre” hoặc “vier”.

VÍ DỤ

1984                                               (nineteen eighty-four)

1:30 a.m.                                         (one thirty)

1001 nights                                      (one thousand and one)

1066 and all that                              (ten sixty-six)

XX century cyclopedia and atlas       (twentieth)

  1. c) Ngoại lệ, các chữ số là tiền tố hoặc trung tố trong tên các hợp chất hóa học trong các tài liệu hóa học hoặc sinh học được bỏ qua, ít cần thiết để phân biệt các từ đồng tự.

VÍ DỤ

5-ethoxy-2 ethylmercaptobenzimidazole

3-ethyl-4-picoline

4-ethyl-a-picoline

  1. d) Trong tất cả các trường hợp khác, khi mà các chữ số xuất hiện trong các tiêu đề hoặc phụ đề, chúng phải được sắp xếp theo trật tự chữ cái.

VÍ DỤ

Club 18-30

Club 21

Club 147 Fashions

Club One Holidays

8.4  Sắp xếp các tiêu đề chỉ mục

Các hệ thống sắp xếp được hiểu rộng rãi càng nhiều càng tốt cần được sử dụng (xem ISO 7154).

Các hệ thống để sắp xếp tiêu đề chỉ mục cần phải rõ ràng (ví dụ, vị trí sắp xếp của bất kỳ tiêu đề chỉ mục nào cũng phải rõ ràng) và có thể dự đoán được (ví dụ, có các quy tắc để sắp xếp từng chữ cái được sử dụng trong bảng chỉ mục).

Cách sắp xếp theo chữ và số thường được áp dụng nhiều nhất, và do đó là phương pháp phổ biến nhất để trình bày các bảng chỉ mục. Các cách sắp xếp khác có thể phù hợp hơn cho một bảng chỉ mục cụ thể; ví dụ, một tác phẩm kỹ thuật có thể cần một bảng chỉ mục được sắp xếp theo các số tài liệu sáng chế hoặc số báo cáo.

Trong một bảng chỉ mục theo trật tự chữ cái, các phụ đề đôi khi có thể được sắp xếp phù hợp hơn theo một phương pháp khác phương pháp theo trật tự chữ cái (xem 8.6).

Nếu việc sắp xếp không thể rõ ràng ngay lập tức với người dùng, nó cần được giải thích trong một ghi chú giới thiệu về bảng chỉ mục.

8.5  Tiêu đề chỉ mục bắt đầu bằng cùng một thuật ngữ

Các tiêu đề chỉ mục bắt đầu bằng cùng một thuật ngữ cần được sắp xếp theo trật tự sau đây:

thuật ngữ có hoặc không có phụ đề;

thuật ngữ có dấu hạn định;

thuật ngữ là yếu tố đầu tiên của thuật ngữ dài hơn.

Dấu chấm câu trong các tiêu đề (trong ví dụ sau đây, là dấu ngoặc đơn đề giới thiệu một dấu hạn định) dùng để thể hiện bản chất rõ ràng của tiêu đề và đảm bảo việc sắp xếp tự động.

VÍ DỤ

Sữa (Milk)

Bò (cow)

Dê (goat)

Sữa (sản phẩm) (Milk (report)

Sữa chua (Milkallergies)

Sữa ong chúa (Milk Marketing Board)

8.5  Sắp xếp các phụ đề

Các phụ đề thường được sắp xếp trong bảng chỉ mục theo cách giống hệt như các tiêu đề.

Tuy nhiên, việc sắp xếp các phụ đề có thể được sửa đổi hữu ích theo số, thời gian hoặc một số cách sắp xếp có hệ thống khác, đặc biệt nếu cách sắp xếp này là tường minh hoặc rõ ràng trong văn bản, hoặc được giới thiệu để phân biệt nhiều số hoặc chữ đồng tự.

Nếu hệ thống được sử dụng để sắp xếp các phụ đề bắt đầu bằng giới từ hoặc liên từ (xem 7.2.2.5), cần phải đưa ra quyết định về việc bỏ qua các giới từ hoặc liên từ với mục đích sắp xếp. Một quyết định như vậy cần áp dụng cho toàn bộ bảng chỉ mục, và được ghi lại trong một ghi chú giới thiệu.

Trong trường hợp các tên hoặc nhan đề tài liệu là phụ đề, các phụ đề này cần được xây dựng theo 7.3 và được sắp xếp theo quy định.

8.6  Sắp xếp các mục từ chứa tham chiếu chéo

Tham chiếu chéo được dẫn nhập bởi “xem” hoặc “xem thêm” đi sau tiêu đề nhưng không là một thành phần của nó và không ảnh hưởng đến vị trí của tiêu đề trong trật tự chữ cái.

VÍ DỤ

Hòa bình (peace) 5, 95, 101 xem thêm chiến tranh (war)

Hòa bình trong thời đại chúng ta (peace in our time) 33

9  Trình bày các bảng chỉ mục in

9.1  Trình bày bản chỉ mục để xử lý cuối cùng

Người định chỉ mục cần biết chắc từ nhà xuất bản (hoặc cá nhân/tổ chức khác mà họ hợp đồng để biên soạn bảng chỉ mục) xem liệu họ cần tuân thủ bất kỳ quy định đặc biệt nào để trình bày hay không.

Trong trường hợp các bảng chỉ mục của một tài liệu duy nhất, người định chỉ mục thường sẽ cung cấp bảng chỉ mục này dưới dạng in hoặc dạng đọc máy đi kèm với bản in giống hệt với tệp đọc máy.

Trong trường hợp các bảng chỉ mục cho các bộ sưu tập tài liệu, hình thức trình bày sẽ phụ thuộc vào công nghệ được sử dụng để sản xuất và phổ biến bảng chỉ mục cuối cùng, kể từ các bảng chỉ mục phiếu đến các xuất bản phẩm điện tử.

9.1.1  Bn đọc máy

Trong trường hợp bản đọc máy được cung cấp để định dạng lại, cho dù được kết hợp vào bảng chỉ mục trực tuyến hay bảng chỉ mục in, người định chỉ mục cần đảm bảo và tuân theo hệ thống mã hóa định dạng được yêu cầu bởi khách hàng một cách chặt chẽ. Trong nhiều trường hợp, các mã đặc biệt sẽ thay thế mã in được sử dụng bởi phần mềm riêng của người định chỉ mục.

9.1.2  Cách bố trí bản sao cho việc sắp chữ tiếp theo

9.1.2.1  Khái quát

Khi bảng chỉ mục được thực hiện từ việc sắp chữ, các quy định sau đây được khuyến nghị để cung cấp bản sao rõ ràng cho người sắp chữ làm việc, bất kể cách bố trí dự kiến của bảng chỉ mục được xuất bản. Ví dụ, với mục đích rõ ràng bản sao có thể được trình bày theo kiểu (lùi đầu dòng), với các chỉ dẫn phù hợp về cách bố trí cuối cùng, khi nó nhằm để thiết lập bảng chỉ mục cuối cùng theo kiểu phân tiết đoạn (không lùi đầu dòng) (xem 9.5).

Các chỉ dẫn cho người sắp chữ về chuẩn bị bản sao cần tuân theo các quy định được chấp nhận ở quốc gia mà bảng chỉ mục được xuất bản.

9.1.2.2  Đặt khoảng cách theo chiều dọc

Người định chỉ mục cần chèn một dòng trống giữa các phần chữ cái. Khi không có các tiêu đề chỉ mục chữ cái (ví dụ, một nhóm các tiêu đề chỉ mục bắt đầu bằng một chữ số), một dòng trống cần phải để giữa nhóm phi chữ cái và trật tự chữ cái. Nếu một chữ cái mới rơi vào đầu trang của bản thảo đánh máy, người định chỉ mục cần bổ sung một ghi chú cảnh báo vào bản này để người sắp chữ nhớ chèn thêm một khoảng trống (xem thêm 9.4.1.2).

9.1.2.3  Cách bố trí mục từ

Mỗi tiêu đề, phụ đề, phụ đề con,… cần bắt đầu trên một dòng mới.

9.1.2.4  Lùi đầu dòng

Các phụ đề, phụ đề con,… cần được lùi đầu dòng dần. Trong mọi trường hợp khi chuyển sang dòng khác (“các dòng quay vòng”), dòng này cần lùi đầu dòng sâu hơn độ lùi đầu dòng của phụ đề sâu nhất được dùng trong bảng chỉ mục (xem thêm 9.4.1.4).

9.2  Ghi chú dẫn nhập

Nếu bảng chỉ mục không đơn giản hoặc không có lời tự giải thích quy định của nó, người định chỉ mục cần mở đầu bảng chỉ mục bằng một ghi chú dẫn nhập.

Bất kỳ chữ viết tắt, ký hiệu, quy định in ấn,… cần giải thích, phải được đưa vào trong ghi chú này, cũng như phải nêu bất kỳ tiêu chuẩn hoặc hệ thống khác nào được sử dụng để chuyển tự hoặc La Tinh hóa. Trong trường hợp các bảng chỉ mục được xuất bản riêng, ghi chú cần phải bao gồm các thông tin thư mục đầy đủ (tác giả, nhan đề, nhà xuất bản, địa điểm và năm xuất bản và, trong trường hợp các ấn phẩm định kỳ, các tập/các số được định chỉ mục) để nhận dạng đầy đủ các tài liệu được định chỉ mục.

9.3  Trình bày bảng chỉ mục xuất bản

9.3.1  Vị trí của bảng chỉ mục

Mặc dù bảng chỉ mục được gắn với tài liệu được chỉ mục được đặt ở cuối tài liệu theo quy ước, nó có thể đôi khi được đặt trước văn bản, ví dụ, trong các tác phẩm tra cứu nhiều tập và trong các ấn phẩm định kỳ. Số trang trên đó bảng chỉ mục bắt đầu có thể được nêu trong mục lục.

Trong các tài liệu nhiều tập, bảng chỉ mục có thể được xuất hiện ở cuối mỗi tập hoặc như là một tập riêng.

9.3.2  Đánh s trang

Việc đánh số trang một bảng chỉ mục đính kèm cần tiếp tục với số trang văn bản theo một thứ tự bằng chữ số Ả Rập, trừ khi bảng chỉ mục này đứng trước văn bản. Trong trường hợp này, việc đánh số trang, giống trường hợp dành cho các phần nội dung trước chính văn, cần khác với số trang nội dung chính của tài liệu; thường được đánh bằng chữ số La Mã.

9.3.3  Tiêu đề chạy

Các trang trên đó bảng chỉ mục được in cần mang một tiêu đề chạy. Trong trường hợp nhiều bảng chỉ mục, cần có các tiêu đề chạy trên từng trang mang nhan đề phù hợp với mỗi bảng chỉ mục. Trong trường hợp các bảng chỉ mục được xuất bản riêng, các từ “Bảng chỉ mục cho (tên tài liệu)” cần được sử dụng.

9.3.4  Cách trình bày bản in

Trong việc lựa chọn cách trình bày bản in, tính rõ ràng, nhanh chóng và dễ hiểu được quan tâm đầu tiên. Cỡ chữ và độ rộng cột cần được cân đối với nhau, một dòng cần có thể chứa một mục từ chỉ mục với độ dài trung bình bao gồm từ hai dấu định vị trở lên. Khi một mục từ chỉ mục chiếm nhiều hơn một dòng, việc phân tách một dấu định vị cần tránh.

9.3.5  Cột

Một bảng chỉ mục thường được xếp thành hai cột trên một trang. Nếu cần tiết kiệm chỗ có thể xếp thành ba cột. Một số loại bảng chỉ mục, đặc biệt khi các mục từ dài, ví dụ, chỉ mục các dòng đầu tiên, hoặc bảng các vụ án trong các tài liệu về luật pháp, nên xếp chúng hết chiều rộng của trang.

Nếu có từ hai bảng chỉ mục trở lên cho một tài liệu được cung cấp và mỗi bảng chỉ mục chiếm một số cột, khuyên rằng một bảng chỉ mục nên bắt đầu trên đầu trang hoặc đầu cột. Nhan đề cho mỗi bảng chỉ mục, ngắn gọn nếu cần, cần được lặp lại ở trên đầu mỗi trang như một tiêu đề chạy.

Trong một bảng chỉ mục quá dài, khuyến nghị rằng mỗi nhóm tiêu đề chỉ mục bắt đầu bằng cùng một chữ cái đầu tiên nên bắt đầu vào một cột mới hoặc một trang mới.

9.4  Hỗ trợ tìm kiếm

Hỗ trợ tìm kiếm có thể tạo điều kiện đáng kể cho việc sử dụng bảng chỉ mục.

9.4.1  Hỗ trợ tìm kiếm trong bảng chỉ mục

9.4.1.1  Ch dẫn phạm vi của trang

Các tiêu đề chạy có thể được sử dụng để cho biết phạm vi của trang, ví dụ, các tiêu đề chỉ mục đầu tiên và cuối cùng có thể được tái hiện. Thông thường tiêu đề nhan đề có thể được đặt ở giữa trang, và các tiêu đề phạm vi được đặt theo hướng lề phải ở mặt trước (trang bên phải) và lề trái ở mặt sau (trang bên trái).

9.4.1.2  Để khoảng cách theo chiều dọc

Có thể chèn thêm khoảng cách theo chiều dọc vào giữa các phần chữ cái, và giữa bất kỳ phần phi chữ cái nào và phần chữ cái.

9.4.1.3  Thay đổi về kiểu chữ

Một mặt chữ khác (ví dụ, đậm, nghiêng, các chữ nhỏ) có thể được sử dụng để phân biệt các mục từ như mục từ cho các hình minh họa hoặc các nhan đề của các tác phẩm. Ở nơi mà bảng chỉ mục bao gồm ít tiêu đề chính và nhiều phụ đề, việc trình bày các tiêu đề chính bằng một mặt chữ hoặc kiểu chữ khác với phụ đề có thể được sử dụng. Các quy định như vậy, khi áp dụng, cần được giải thích trong một ghi chú giới thiệu (xem 9.2). Tuy nhiên, quá nhiều thay đổi, có thể gây nhầm lẫn cho người dùng và làm mất đi mục đích riêng của chúng.

9.4.1.4  Lùi đầu dòng các dòng luân chuyển

Các dòng luân chuyển cần được lùi đầu dòng sâu hơn lùi đầu dòng của phụ đề sâu nhất trong một bảng chỉ mục (thường là sâu hơn cỡ chữ) (xem ví dụ ở 9.5).

9.4.1.5  Dòng kéo dài

Nếu một mục từ chỉ mục chuyển sang trang mới, tiêu đề chỉ mục và bất kỳ phụ đề và phụ đề con nào áp dụng với các mục từ sang trang cần được lặp lại, theo sau bởi từ “tiếp tục”, hoặc từ viết tắt của từ này, trong ngoặc đơn.

VÍ DỤ

(Tiêu đề chính và hai mức phụ đề được chuyển sang)

Afganistan (tiếp tục)

xung đột (conflict )/khủng bố (terrorism )(tiếp tục)

xung đột bên ngoài (external conflict) (tiếp tục)

can thiệp nước ngoài (foreign involvement) 900113/1.005

sáng kiến hòa bình (peace initiatives) 900116/1.047

9.4.2  Hỗ tr tìm kiếm trong nhiều bảng chỉ mục

Hỗ trợ tìm kiếm tạo thuận lợi định hướng khi có từ hai bảng chỉ mục trở lên bao gồm:

  1. a) Một tiêu đề chạy nhất quán cho mỗi bảng chỉ mục (xem 9.3.5);
  2. b) Giấy in màu khác cho mỗi bảng chỉ mục;
  3. c) Các đánh dấu chỉ mục soi hoặc đục lỗ ở rìa của trang.

9.5  Kiểu lùi đầu dòng so với kiểu không lùi đầu dòng cho bản thảo

Các phụ đề lùi đầu dòng được ưu tiên hơn các phụ đề kiểu không lùi vì người dùng có thể hiểu chúng dễ dàng hơn và xem lướt chúng nhanh hơn. Tuy nhiên, ở nơi bắt buộc phải có các biện pháp tiết kiệm chỗ, các phụ đề không lùi đầu dòng được ưu tiên hơn để rút ngắn bảng chỉ mục (xem thêm 6.2).

Kiểu lùi đầu dòng được miêu tả trong 9.1.2.3 và 9.1.2.4.

Trong kiểu không lùi đầu dòng, khi sự phụ thuộc logic của các tiêu đề và các phụ đề không được biểu thị bởi việc lùi đầu dòng trên các dòng mới (xem 7.2.3.3), dấu chấm câu làm cái thay thế. Cách bố trí các phụ đề lùi đầu dòng dưới tiêu đề chính thường được giữ lại, tuy nhiên, với cách bố trí không lùi đầu dòng được sử dụng cho các phụ đề con và các mức chi tiết hơn, như trong ví dụ dưới đây.

Trong kiểu lùi đầu dòng, tất cả các mục ở cùng một mức trong trật tự phân cấp được lùi đầu dòng cùng một độ sâu. Trong kiểu không lùi đầu dòng, tất cả các mục trên cùng một mức trong trật tự phân cấp được chỉ thị bởi cùng một dấu chấm câu, một dấu chấm phẩy. Kiểu không lùi đầu dòng sử dụng dấu ngoặc đơn để chỉ thị mức tiêu đề thứ ba.

Trong kiểu chạy trang, khi không có các dấu định vị giữa một mục từ và mức tiếp theo trong trật tự phân cấp, hai mức có thể được phân cách bởi một dấu hai chấm. (Xem tác phẩm “Bắt nguồn thảm kịch (origins of tragedy) trong ví dụ minh họa dưới đây).

VÍ DỤ

1          Cách bố trí lùi đầu dòng

Aistotle

debt to Plato 23, 46

literary criticism in 35, 74, 89-93,101-197

on Aeschylus 101-104, 279

on Aristophanes 195

on Euripides 104-126, 187, 265-266

on Homer 103, 190-194, 206

on Sophocles 127-183, 275-277, 306, 309-310

Antiqone 155

Oedipus Tyrannus 140-149

origines of tragedy

in epic 196

in revelry 197

2          Cách bố trí không lùi đầu dòng

Aistotle

debt to Plato 23, 46

literary criticism in 35, 74, 89-93, 101-197; on Aeschylus 101-104, 279; on Aristophanes 195; on

Euripides 104-126, 187, 265-266; on Homer 103, 190-194, 206; on Sophocles 127-183, 275-277, 306, 309-310; (Antigone 155; Oedipus Tyrannus 140-149)

origines of tragedy: in epic 196; in revelry 197

 

Bảng chỉ mục

Phương pháp xếp theo trật tự chữ cái được sử dụng là theo từng từ 2

Các dấu định vị là các điều và mục. Các tham chiếu tới các định nghĩa được biểu thị bằng một dấu *, ví dụ, 3.1.*

Các giới từ và liên từ bắt đầu các phụ đề được bỏ qua khi sắp xếp.

Việc đánh số các điều cho biết mối quan hệ phân cấp, để người dùng phải nhớ rằng một tham chiếu đến một điều, ví dụ Điều 7, cho biết các mục của chúng, ví dụ, 7.4, 7.4.2.3, 7.4.2.3a) có thể cũng phù hợp.

A

ấn phẩm tiếp tục xem bộ sưu tập; ấn phẩm định kỳ

ấn phẩm định kỳ

            xem thêm tệp chuẩn; bộ sưu tập

thay đổi về thuật ngữ 7.2.1.3.1, 7.5.3

bảng chỉ mục: ghi chú dẫn nhập 9.2

dấu định vị 7.4.2.2

B

bài tạp chí (xuất bản phẩm định kỳ) xem ấn phẩm định kỳ

bài toát yếu 7.1.1

bài thơ 7.3.5

bảng chỉ mục 3.5*

sắp xếp 8

xem thêm trật tự sắp xếp

tính nhất quán xem tệp chuẩn; tính nhất quán

biên tập 6.3

mục từ xem mục nhập; tiêu đề; phụ đề

cái đưa vào và không đưa vào 6.4, 7.1.1

chức năng 4

nhận dạng 9.2, 9.3.1, 9.3.5

dấu định vị xem ký hiệu định vị

trình bày xem trình bày bảng chỉ mục

đọc bản thảo 6.3, 6.4.3

bảng chỉ mục (tiếp tục)

kiểm soát chất lượng 6

đơn và nhiều 5, 6.4, 7.1, 4, 9.4.2

độ lớn và chi tiết 6.2, 6.4, 7.4.3.1, 9.3.5, 9.5

thuật ngữ xem danh pháp

các loại 5, 6.4, 7.1.4, 9.4.2

nhu cầu của người dùng xem sự cần thiết của người dùng

bảng chỉ mục tác giả 5.2

bảng chỉ mục đánh máy xem chuẩn bị bản in

bảng chỉ mục chủ đề 5.1

bảng chỉ mục tên 5.3

bảng chỉ mục tên cá nhân 5.3

bảng chỉ mục tên tập thể 5.3

            xem thêm tên

bảng chỉ mục địa lý 5.4

bảng chỉ mục nhan đề 5.5

bảng chỉ mục số 5.6, 7.1.4c)

bảng chỉ mục mã 5.6, 7.1.4c)

bản thảo cho bảng chỉ mục 6.4.2

bảng chỉ mục từ khóa (không bao gồm trong tiêu chuẩn) 1

bảng chỉ mục được xuất bản riêng: nhận dạng 9.2, 9.3.3

bảng chỉ mục in: trình bày 9

bảng chỉ mục in: trình bày 9.3

bản in bảng chỉ mục đọc máy 9.1, 9.1.1

bản thảo bảng chỉ mục trên đĩa 9.1, 9.1.1

biên tập bảng chỉ mục 6.3

bộ từ vựng có kiểm soát 6.1, 6.3

            xem thêm tệp chuẩn; thuật ngữ

bộ ký tự: chuyển đổi 7.3.7

bộ sưu tập 3.2*

            xem thêm tệp chuẩn; ấn phẩm định kỳ

chuẩn bị bảng chỉ mục bản thảo 9.1, 9.1.1

dấu định vị 7.4.2.2

tên cá nhân 7.3.1.1

từ đồng nghĩa 7.2.1.3.1, 7.5.1

thay đổi thuật ngữ 7.2.1.3.1, 7.5.1

bỏ qua việc đề cập chủ đề 4b), 4c)

C

cách đánh vần khác nhau 7.2.1.3.1, 7.2.2.3

các bảng chỉ mục chung 5

các dòng đầu của bài thơ 7.3.5

các loại bảng chỉ mục 5

các thuật ngữ khác: tham chiếu chéo 7.2.1.3.1, 7.5

các loại bảng chỉ mục 5, 6.4, 7.1.4, 9.4.2

cái đưa vào bảng chỉ mục 7.1.1

chỉ số tài liệu là dấu định vị 7.4.2.2

chuyên gia: tư vấn 6.3

chỉ số nén là dấu định vị 7.4.3.1

chức năng của bảng chỉ mục 4

chữ số

            xem thêm dấu định vị

tham chiếu chéo “xem” 7.5.2.3h)

sắp xếp tiêu đề 8.3

sắp xếp các giá trị 8.1

chữ số Ả Rập

            xem thêm chữ số

sắp xếp 8.3

dấu định vị 7.4.2.2

chữ số La Mã

xem thêm chữ số

sắp xếp 8.3

dấu định vị 7.4.2.2.

chữ viết hoa trong tiêu đề 7.2.2.3

chủ đề giới thiệu 7.1.1

chuẩn bị bản thảo 9.1

xem thêm trình bày bảng chỉ mục

phần mềm máy tính 9.1, 9.1.1

sắp xếp bảng chỉ mục 8.1

trình bày bản thảo tiếp theo 9.1.2

chuyển đổi ký tự 7.3.7

chủ đề

xem thêm tiêu đề khái niệm, trật tự phân cấp; thuật ngữ

lựa chọn khách quan 6.1

tính thích hợp 4a), 4b), 4c)

chuyển đổi 7.3.7

cột (in bảng chỉ mục) 9.3.5

số dòng liên tục

độ rộng cột 9.3.4

công thức hóa học 7.1.4c)

cụm từ viết tắt xem từ viết tắt

D

dấu định vị phim đèn chiếu 7.4.2.3a)

dấu định vị đĩa âm thanh 7.4.2.3a)

dấu định vị CSDL 7.4.2.3a)

dấu định vị CSDL đọc máy 7.4.2.3a)

dấu định vị băng âm thanh 7.4.2.3b)

dấu định vị phim chiếu bóng 7.4.2.3b)

dấu định vị bản đồ 7.4.2.3c)

dấu định vị tài liệu đa phương tiện 7.4.2.3

dấu chấm câu

chữ viết tắt 7.3.6

thuật ngữ ghép 7.2.2.4, 7.2.3.6

tính nhất quán 6.3

và trật tự sắp xếp 8.1, 8.5

sắp xếp các giá trị 8.1

in dấu định vị 7.4.2.2, 7.4.5

kiểu (đoạn) chạy trang 9.5

dấu định vị 3.9*, 7.4

thông tin bổ sung 7.4.2.2

liên tục 7.4.3

tính nhất quán 6.3

ghi chú giới thiệu 7.4.2.1

tài liệu đa phương tiện 7.4.2.1

nhiều 7.2.3.5

trình bày 7.4.3, 7.4.4

nhấn mạnh 7.4.4

tài liệu phi in 7.4.2.3

đọc lướt số 7.4.3.1

và vị trí của tham chiếu chéo 7.5.2.1

trình bày 7.4.2.2, 7.4.3, 9.3.4

tài liệu in 7.4.2.2

dấu chấm câu 7.4.2.2, 7.4.5

dấu hạn định 3.10*

xem thêm từ đồng tự; từ sửa đổi

nhan đề tài liệu 7.3.4.1, 7.4.2.2

trật tự sắp xếp 8.3c), 8.5, 8.6

tên địa lý 7.3.3.1

từ đồng tự 7.2.1.3.3

tên cá nhân 7.3.1.2, 7.3.1.3

dấu định vị tài liệu in 7.4.2.2

dấu định vị tài liệu không in 7.4.2.3

dấu định vị liên tiếp 7.4.3

dấu hiệu

điền giá trị 8.1, 8.2

ghi chú giới thiệu 9.2

dạng số ít hoặc số nhiều của tiêu đề 7.2.2.2

dạng số nhiều của tiêu đề 7.2.2.2

dòng quay vòng

chuẩn bị bản in 9.1.2.4

chuẩn bị bảng chỉ mục 9.4.1.4

đánh số trang

của các mục từ xem dấu định vị

của bảng chỉ mục 9.3.2

đặc tính của bảng chỉ mục 7.2.1.1

định nghĩa 3

định chỉ mục hệ thống mở xem bộ sưu tập; ấn phẩm định kỳ

định chỉ mục các bài tóm tắt xem Bộ sưu tập; ấn phẩm định kỳ

định chỉ mục CSDL xem bộ sưu tập; ấn phẩm định kỳ

định chỉ mục nhóm 6.3

định khoảng cách

chuẩn bị bản in 9.1.2.2

bảng chỉ mục được xuất bản 9.4.1.2

định chỉ mục chọn lọc 6.2b)

độ lớn của bảng chỉ mục 6.2, 6.4, 7.4.3, 9.3.5, 9.5

đọc bản thảo bảng chỉ mục 6.3, 6.4.3

đọc lướt số: dấu định vị 7.4.3.1

đọc lướt các số 7.4.3.1

dòng liên tục 9.4.1.5

            xem thêm cột

H

hỗ trợ tìm kiểm 9.4

hoán vị

xem thêm chuyển đổi

tên tập thể 7.3.2

nhan đề tài liệu 7.3.4.2

các dòng đầu của bài thơ 7.3.5

tên cá nhân 7.3.1.2

họ 7.3.1.2

họ 7.3.1.2c)

hướng dẫn người định chỉ mục 6.4, 6.4.1

xem thêm nhà xuất bản và người định chỉ mục

G

giá trị sắp xếp xem sắp xếp giá trị

giảm độ lớn của bảng chỉ mục 6.2, 6.4, 7.4.3.1, 9.3.5, 9.5

ghi âm quyết định xem tệp chuẩn, tính nhất quán

ghi chú giải thích xem ghi chú giới thiệu; ghi chú phạm vi

ghi chú giới thiệu 6.2b), 7.1.3, 9.2

trong sắp xếp 8.4, 8.6

trong dấu định vị 7.4.2.1

trong tài liệu đưa vào bảng chỉ mục 7.1.1

trong dấu chấm câu 7.2.2.4

trong định chỉ mục chọn lọc 6.2b)

ghi chú nội dung 3.11*, 7.2.3.1

ghi chú (giới thiệu) xem ghi chú giới thiệu

ghi chú nội dung xem ghi chú dẫn nhập; ghi chú phạm vi

ghi tên người định chỉ mục trong xuất bản phẩm 6.4.4.

giới từ

tránh 7.2.2.5

nhan đề tài liệu 7.3.4.3

và trật tự sắp xếp 8.6

giới từ (tiếp tục)

tên địa lý 7.3.3.2, 7.3.3.3

K

kết hợp xem tệp chuẩn; tính nhất quán

kiểm soát chất lượng 6

khoảng trống: các giá trị sắp xếp 8.1, 8.2

khoảng cách sắp xếp các giá trị 8.1, 8.2

kiểm tra cuối cùng (đọc bản thảo) 6.3, 6.4.3

kiểm tra bảng chỉ mục 6.3, 6.4.3

kiểu đoạn xem kiểu (đoạn) chạy trang

kiểu (đoạn) chạy trang 9.5

chuẩn bị bản in 9.1.2.1, 9.1.2.3

và kiểu trình bày (lùi đầu dòng) 9.5

kiểu trình bày (lùi đầu dòng)

chuẩn bị bản in 9.1.2.1, 9.1.2.3

và kiểu chạy trang (đoạn) 9.5

kiểu in

hướng dẫn người định chỉ mục 6.4.1

nhan đề tài liệu 7.3.4.1

tiêu đề 9.4.1.3

ghi chú giới thiệu 9.2

dấu định vị 7.4.4

bảng chỉ mục xuất bản 9.3.4

ghi chú phạm vị 7.2.3.1

ký tự: sắp xếp các giá trị 8.1, 8.2

ký tự thay đổi 8.1

L

latinh hóa 7.3.7

liên từ và trật tự sắp xếp 8.6

lỗi

đọc bản in thử 6.3, 6.4.3

trong văn bản 6.4.2

lời đề tặng 7.1.1

loại bỏ từ bảng chỉ mục 6.4, 7.1.1

loại bỏ từ tiêu chuẩn 1

loại bỏ xem không đưa vào

lựa chọn chọn tiêu đề xem tiêu đề

lùi đầu dòng

chuẩn bị bản in 9.1.2.4

trật tự phân cấp 7.2.3.3a)

cách trình bày lùi đầu dòng 9.5

các dòng quay vòng 9.4.1.4

M

mạo từ: đứng đầu xem mạo từ đứng đầu

mạo từ xác định xem mạo từ đầu tiên

mạo từ đứng đầu

tên tập thể 7.3.2

nhan đề tài liệu 7.3.4.2

các dòng dầu của bài thơ 7.3.5

tên địa lý 7.3.3.2, 7.3.3.3

mạo từ không xác định xem mạo từ đứng đầu

minh họa

diện bao quát của bảng chỉ mục 7.1.1

nhấn mạnh tiêu đề 9.4.1.3

nhấn mạnh dấu định vị 7.4.1

một hoặc nhiều bảng chỉ mục 5, 6.4, 7.1.4

mục lục 7.1.1

mục từ chỉ mục xem mục từ

mục từ bổ sung

cho các thuật ngữ ghép 7.2.2.4

thay thế các tham chiếu chéo 6.3, 7.5.1

ghi chú giới thiệu 9.2

là từ đồng nghĩa 7.2.1.3.1

mục từ kép cho thuật ngữ ghép xem thêm mục từ bổ sung

mục từ 3.6*

xem thêm tiêu đề; trình bày; dấu định vị

thông tin bổ sung 7.1.2

sắp xếp 8

xem thêm trật tự sắp xếp

lựa chọn 6.4

vị trí các tham chiếu chéo 7.5.2.1

tính thích hợp 4a), 4b), 4c)

thay thế các tham chiếu chéo 6.3, 7.5.1

đánh máy 9.4.1.3

N

Ngày, tháng (Năm)

sắp xếp xem chữ số

là dấu định vị

nhan đề tài liệu 7.3.4.1, 7.4.2.2

tên cá nhân 7.3.1.3

ngôn ngữ định chỉ mục 6.1, 6.3

            xem thêm tệp chuẩn, thuật ngữ

người sáng tạo tài liệu xem tác giả; tên cá nhân

người tạo lập tài liệu xem tác giả; tên cá nhân

người quản trị CSDL và người định chỉ mục 6.4

người định chỉ mục

tóm tắt 6.4, 6.4.1

tác phẩm phối hợp 6.3

đặt tên 6.4.4

thông báo lỗi trong văn bản 6.4.2

tính khách quan 6.1

nhà xuất bản và người định chỉ mục 6.4

người định chỉ mục tóm tắt 6.4.1

chuẩn bị bản in bảng chỉ mục 9.1, 9.1.1

độ lớn và chi tiết 6.2, 6.4, 9.5

đọc rà soát bảng chỉ mục 6.3, 6.4.3

bản in thử cho bảng chỉ mục 6.4.2

nhan đề

của tài liệu xem nhan đề tài liệu

của bảng chỉ mục 7.1.4, 9.3.3, 9.3.5, 9.4.1.1

tên cá nhân 7.3.1.2, 7.3.1.3

của tài liệu nguồn xem tài liệu nguồn

nhan đề bảng chỉ mục 9.3.3, 9.3.5, 9.4.1.1

nhan đề tài liệu 7.3.4

trật tự sắp xếp 7.3.4.2, 8.6

tài liệu nguồn xem tài liệu nguồn

bảng chỉ mục nhan đề 5.5

nhiều bảng chỉ mục 5.6.4, 7.1.4, 9.4.2

nhiều dấu định vị 7.2.3.5

trình bày 7.4.3, 7.4.4

nhiều tác giả: kết hợp thuật ngữ 7.2.1.2, 7.2.1.3.1

nhiều tiêu đề trong tham chiếu chéo 7.5.1, 7.5.2.1

nhóm định chỉ mục 6.3

nhu cầu của người dùng 6.1, 6.2, 6.4

chọn khái niệm 7.2.1.1

dạng tiêu đề 7.2.2.1

dấu định vị 7.4

thuật ngữ 4e)

P

phân biệt các bảng chỉ mục 9.2, 9.3.1, 9.3.3, 9.3.5

phân đoạn xem trật tự phân cấp; phụ đề

phần mềm xem phần mềm máy tính

phần mềm máy tính

chuẩn bị bản thảo 9.1, 9.1.1

sắp xếp bảng chỉ mục 8.1

phác thảo

tính nhất quán 6.3

chuẩn bị bản thảo 9.1

kinh tế học 6.2, 6.4, 7.4.3.1, 9.5

bảng chỉ mục được xuất bản 9.3, 9.5

chạy trang hoặc lùi đầu dòng 9.5

phép chính tả 7.2.2.3

            xem thêm dấu chấm câu

các phương án chính tả 7.2.1.3.1

phiên chuyển 7.3.7

phim trong: dấu định vị 7.4.2.3a)

phụ đề của bảng chỉ mục xem phụ đề

phụ đính: diện bao quát bởi các bảng chỉ mục 7.1.1

phụ đề con xem phụ đề

phụ đề 3.8*

xem thêm phụ đề

khái niệm 7.2, 8.6

tính nhất quán 6.3

sắp xếp 8.6

chữ và số 8.3

dạng 7.2.2

trật tự phân cấp 7.2.2.4, 7.2.3.2, 7.2.3.4, 7.2.3.5

trình bày xem phác thảo

chạy trang hoặc lùi đầu dòng 95.

phụ lục: diện bao quát của bảng chỉ mục 7.1.1

Q

quảng cáo: bao quát bởi các bảng chỉ mục 7.1.1

quy tắc biên mục: dạng tên 7.3

quy tắc sắp xếp 8.4

quyết định định chỉ mục xem tệp chuẩn; tính nhất quán

T

tác giả

và người định chỉ mục 6.4

nhiều: kết hợp thuật ngữ 7.2.1.2, 7.2.1.3.1

tên

xem thêm tên cá nhân

là dấu hạn định 7.3.4.1, 7.4.2.2

tài liệu 3.4*

cho định chỉ mục xem tài liệu nguồn

tài liệu nguồn

bản định chỉ mục 6.4.2

lùi đầu dòng

trong ghi chú giới thiệu 9.2

trong dấu định vị 7.4.2.2

trong tiêu đề chạy 9.3.3

tài liệu truy cập kế tiếp: dấu định vị 7.4.2.3b)

tài liệu có tuần tự: dấu định vị 7.4.2.3

tạo bảng chỉ mục tự động 1

tạp chí xem ấn phẩm định kỳ

Tên

xem thêm tên tập thể; tên địa lý; tên cá nhân

tệp chuẩn 7.3, 7.3.1.1.

thay đổi 7.2.1.3.1, 7.3.1.1, 7.5.3b)

tên hóa học 8.3c)

chuyển đổi sang hệ thống chữ viết khác 7.3.7

phụ đề: trật tự sắp xếp 8.6

cung cấp trong bảng chỉ mục 7.1.2

tên riêng 7.3

xem thêm tên tập thể; tên địa lý; tên cá nhân

tên cá nhân 7.3.1

            xem thêm tên

tệp chuẩn 7.3, 7.3.1.1.

tên gọi: tên cá nhân 7.3.1.2c)

tên đầu tiên 7.3.1.2b), 7.3.1.2c)

tên thánh 7.3.1.2c)

tên địa lý 7.3.3

            xem thêm tên

tên viết tắt xem chữ viết tắt

tên hóa học 8.3c)

tạo bảng chỉ mục tự động 1

tệp chuẩn 3.1*. 4h), 7.2.1.2, 7.2.2.3

xem thêm bộ sưu tập, tính nhất quán; bộ từ vựng có kiểm soát

tên 7.3, 7.3.1.1

tiết kiệm diện tích 6.2, 6.4, 7.4.3.1, 9.3.5, 9.5

tiêu đề chủ đề xem tiêu đề khái niệm

tiêu đề chỉ mục xem tiêu đề

tiêu đề 3.7*

xem thêm tham chiếu chéo; mục từ; trật tự phân cấp; phụ đề

từ viết tắt 7.2.1.3.1, 7.3.6, 9.2

bắt đầu bằng thuật ngữ giống hệt 8.5

tên hóa học 8.3c)

khái niệm 4d), 4f), 7.2

                  xem thêm thuật ngữ

tính nhất quán 6.3

tên tập thế 7.3.2

nhan đề tài liệu 7.3.4

sắp xếp 8.3, 8.5

các dòng đầu của bài thơ 7.3.5

tên địa lý 7.3.3

nhi%B

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *